O dia-a-dia das finanças do condomínio pode ser uma tarefa enorme, dependendo do tamanho do empreendimento.
Afinal, são diversos pagamentos e recebimentos do condomínio. Boletos recebidos, em dia e em atraso, salário de funcionários, encargos, contratos de manutenção.
Tudo isso deve ser pago em dia. Os recebimentos também devem ser acompanhados de perto.
Por isso, a organização da movimentação bancária é crucial para a saúde financeira do condomínio. Afinal, se algo sai da conta e ninguém sabe responder o que foi aquele pagamento, a transparência da gestão pode ficar seriamente comprometida.
Como organizar a conta do condomínio?
CONVENÇÃO:
Para a professora do curso de administração condominial e especialista em condomínios Rosely Schwartz, o primeiro passo é consultar a convenção do empreendimento para saber se há, ali, alguma determinação.
“Há convenções omissas sobre o tema, outras delegam essa função apenas ao síndico. Em outras, ainda, constam que um conselheiro ou dois devem participar dessa função. Há também convenções que determinam que certas funções devem ser repassadas à empresa administradora”, explica.
ACOMPANHAMENTO:
Além de seguir a convenção, é importante também acompanhar, principalmente se é um terceiro, seja síndico profissional ou a administradora, quem faz essa movimentação. (veja no final dessa matéria como os sistemas online de gestão condominial podem ajudar no acompanhamento)
“Saber se o saldo bancário bate com o saldo contábil é fundamental para se ter a certeza que as contas do mês estão fechando conforme a previsão orçamentária”, ressalta ela.
Esse acompanhamento deve ser feito pelos conselheiros e moradores, pelo menos semanalmente.
- Pasta de prestação de contas: aprenda como ela deve ser
- Saiba quais são as atribuições do conselho do condomínio
CONTA CORRENTE:
Outro ponto importante sobre a conta do condomínio é que a mesma não deve estar em nome do síndico, e sim do empreendimento.
Quem deve movimentar a conta do condomínio?
ADMINISTRADORA: Geralmente, essa atribuição é da administradora do condomínio. É a empresa parceira quem cuida dos pagamentos e recebimentos do empreendimento.
“É importante que esse tipo de informação esteja bem clara no contrato de prestação de serviços, assim, é possível ter uma boa base para tirar qualquer dúvida no futuro”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora Karpat.
SÍNDICO: Caso não conte com uma empresa do tipo, essa movimentação pode ser feita pelo síndico e acompanhada por um conselheiro.
“Nesse caso, o conselheiro deve realmente estar a par do que acontece com a movimentação do condomínio, deve ser uma pessoa que consiga fazer esse acompanhamento de perto”, ressalta Rosely.
SÍNDICO PROFISSIONAL: Caso a gestão seja feita por um profissional, o papel do conselho passa a ser ainda mais importante no acompanhamento das contas, já que não é papel da administradora checar os feitos do síndico profissional.
“Nesse caso, o indicado é que haja uma atuação próxima do conselho, que deve ser atuante, para evitar problemas futuros. Se não houver essa possibilidade, o condomínio pode contratar um serviço de auditoria, que irá fazer esse papel”, finaliza Rosely.
- Saiba como funciona a auditoria para condomínios
- Saiba quando é válido contratar um síndico profissional
Quem é responsável pela assinatura dos cheques do condomínio?
A rigor, o responsável por isso é o síndico. Há, porém, três formas de se organizar a assinaturas dos cheques
- Conta própria e síndico disponível: é o gestor quem assina todos os cheques.“Nesse caso, é importante que o gestor esteja disponível para essa tarefa, já que são diversos os pagamentos a serem feitos”, assinala o síndico profissional Nilton Savieto.
- Conta própria com síndico pouco disponível: gestor e administradora dividem essa atribuição.“O síndico passa para a administradora a responsabilidade da movimentação das contas do dia-a-dia, dos gastos ordinários”, explica ele.
- Quando há conta pool: não há cheques para o condomínio, quem assina os pagamentos é a administradora.“Fica difícil para o síndico comum ter disponibilidade para pagar todas as contas. Às vezes chega algo inesperado, o resultado de uma ação judicial, por exemplo, e ele está viajando, ou não consegue pagar, ou mesmo é muito ocupado para cuidar dessa parte do cotidiano do condomínio. Por isso, geralmente é a administradora quem cuida desses pagamentos”, explica José Roberto Graiche, diretor da administradora Graiche.
Conta pool ou conta própria?
A conta pool é uma prática comum e foi uma forma das grandes administradoras conseguirem administrar centenas de condomínios usando uma conta, apenas. A mesma fica no CNPJ da administradora.
Como vantagem, esse tipo de conta permite a redução de gastos com taxas bancárias, desburocratização e agilidade operacional por parte da administradora.
“É uma conta universal que arrecada recursos de todos seus clientes e depois promove os repasses/pagamentos devidos. Pode parecer confuso, mas a administradora mantém o controle financeiro de tudo que entra e sai da conta. Esse tipo de conta facilita o manuseio dos recursos pela administradora e reduz os custos bancários, mas, por outro lado, se a administradora não for competente ou idônea, facilita fraudes e confusão de receitas e pagamentos”, alerta o advogado especialista em condomínios André Luiz Junqueira.
Já a conta própria, também denominada de vinculada, é uma conta separada, do próprio condomínio, com o CNPJ do mesmo.
“Prefiro esse tipo de conta por acreditar que dá mais transparência à gestão. É possível tirar um extrato bancário da movimentação do mês e disponibilizar para aquela comunidade, o que não é possível fazer com a conta pool, onde é a administradora quem elabora esse demonstrativo, e não o banco”, pesa Rosely Schwartz.
- Saiba mais sobre a diferença entre conta pool e vinculada
Aplicações financeiras com o dinheiro do condomínio
Quando o condomínio se propuser a fazer arrecadações extras para grandes obras, décimo terceiro salário de funcionários, o ideal é que esse dinheiro não fique na conta do dia-a-dia do condomínio.
“Transferir esse dinheiro para uma outra conta é melhor, pois evita que se misture com os pagamentos do dia-a-dia e que ele acabe sendo gasto com isso”, aponta Nilton Savieto.
No caso de aplicação do dinheiro do condomínio, é importante aprovar em assembleia esse tipo de procedimento.
“Desde que não haja impedimento na convenção, qualquer tipo de aplicação financeira deve ser aprovada em assembleia (maioria simples). A única exceção é a poupança se esta for vinculada à conta corrente já existente no condomínio, tendo em vista que o risco da aplicação é praticamente nulo”, ensina André Junqueira.
Também vale ressaltar que o síndico não deve fazer aplicações com o dinheiro do condomínio em seu nome, retirando os fundos da conta.
“Uma vez isso aconteceu com cliente. A síndica havia retirado um montante considerável da conta-poupança do condomínio para investir no seu banco de preferência, com o seu CPF. Quando alertei que esse procedimento era inadequado, ela devolveu o dinheiro à conta, porém sem devolver ganhos obtidos. O argumento era que no seu banco, investido daquela forma, o dinheiro renderia mais. Porém, esse tipo de prática não ajuda na transparência da gestão do condomínio”, relata Rosely.
Outro ponto a ser considerado é que não se deve fazer investimentos arriscados com esses fundos.
“Sempre indico a poupança ou outros tipos de aplicações conservadoras. Não sou favorável a colocar esse dinheiro nas mãos de corretoras de investimento, bancos pequenos ou qualquer coisa do tipo. A finalidade do condomínio não é ganhar dinheiro, mas sim assegurar aquela reserva”, pontua Gabriel Karpat.
Isso porque o síndico poderia responder por esse dinheiro, caso um investimento arriscado dilapide o dinheiro de todos.
Como ter mais segurança na movimentação financeira do condomínio?
O primeiro passo para ter segurança com a movimentação financeira do condomínio é se cercar de bons parceiros, seja uma administradora, um síndico profissional ou uma empresa de auditoria preventiva.
- Saiba como escolher um síndico profissional
- Dicas de contratação para uma boa administradora
- Saiba como funciona o serviço de auditoria para condomínios
“A administradora tem que oferecer sistemas para que os síndicos acompanhem, de preferência em tempo real, o que está acontecendo na conta do condomínio. Os comprovantes de pagamento, o que entrou e saiu todos os dias”, explica José Roberto Graiche.
Esse tipo de iniciativa ajuda para que todos acompanhem o dia-a-dia do condomínio.
“É importante também que todo o dinheiro do condomínio seja rastreável e auditável”, aposta Gabriel. Para isso, as contas com dinheiro do condomínio, devem estar no CNPJ do condomínio. Caso a conta seja pool, a mesma deve estar com o CNPJ da administradora.
No caso de síndico profissional, o recomendável é que o mesmo não deve assinar cheques sozinho, sendo necessária sempre a assinatura de um conselheiro.
Uma situação delicada que pode acontecer em alguns casos é quando o síndico profissional e o conselho não chegam a um acordo sobre algo que demandaria pagamento.
“É importante mencionar que tais procedimentos não podem retirar do cargo do síndico sua condição de representante legal, ou seja, mesmo sem ter assinatura de um conselheiro, que muitas vezes discorda de determinado ato, o síndico pode e deve contornar essa situação levando para a assembleia decidir”, analisa André Junqueira.
Como os sistemas gestão para condomínios podem ajudar na transparência?
Hoje em dia já é possível acompanhar o que acontece, em tempo real, na conta do seu condomínio com sistemas online gestão.
“São uma ótima forma de permitir que o síndico e os condôminos acompanhem, de perto, o que está sendo feito com o dinheiro de todos”, pontua Nilton Savieto.
André Baldini, vice-presidente de vendas da Superlógica, empresa que fornece esse tipo de serviço, ressalta que a transparência de um sistema do tipo pode ser um ganho para condomínios e administradoras.
“É uma maneira de facilitar a gestão dos recursos do condomínio. Entradas, saídas, pagamentos, está tudo ali. Também há uma infinidade de relatórios que a administradora escolhe para oferecer para os moradores. Dessa forma, fica mais simples entender os recursos do condomínio e como aprovetá-los da melhor forma”, argumenta André.
No mercado existem diferentes opções de sistemas de administração para condomínios. Os melhores oferecem, basicamente, detalhamento do fluxo de caixa, relatórios de despesas, gestão de inadimplência, entre outros.
Assinaturas de cheques
“Temos também um modelo de aprovação sistêmica para contas e ordens de pagamento que irão se repetir. É uma forma de evitar a assinatura de cheques, que está diminuindo cada vez mais”, assinala André.
Fonte: SíndicoNet
