Saiba quais documentos deixar afixados e quais não deixar à vista de todos

O Uber não acabou com os táxis, assim como a Netflix não varreu a TV por assinatura das casas definitivamente. Tem espaço para todos! Talvez por isso, a tecnologia não tenha acabado com um item tão popular nos condomínios brasileiros: o quadro de avisos.

Esse recurso ainda é forma bastante eficiente de mostrar alguns dos documentos mais importantes do condomínio para os moradores, como o RIA (Relatório de Inspeção Anual dos elevadores) ou o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).

Um site do condomínio, porém, não deixa de ser uma ótima ferramenta para disponibilizar esses e outros diversos documentos, oferecendo assim mais transparência acerca da gestão do síndico e também uma facilidade a mais para os moradores.

O que colocar no quadro de avisos do condomínio

O quadro de avisos não é obrigatório no condomínio, mas, caso o síndico opte pelo seu uso, o mesmo deve ser regrado em uma assembleia.

“Com maioria simples deve-se aprovar os documentos que ficarão expostos ali”, aponta Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios.

O síndico profissional Nilton Savieto aponta o caminho das boas notícias para usar o quadro.

“Prefiro focar em benfeitorias, AVCB e RIA e em datas comemorativas, parabéns aos funcionários, esse tipo de coisa. Assim, o quadro é visto como algo positivo e não damos informações demais para quem está apenas de passagem pelo condomínio”, argumenta.

Documentos para colocar no quadro de avisos (e no site do condomínio)

• CONVOCAÇÃO DE ASSEMBLEIA: Além de mandar para todos os condôminos, nos moldes da convenção, pode-se, sim, colocar esse documento no quadro, para deixar “fresco na memória” dos moradores dia e horário do encontro. A pauta do encontro é fundamental. O documento pode ficar ali desde a emissão da convocação até o dia da assembleia.
• INTERVENÇÕES NAS ÁREAS COMUNS Explicitar o que será feito, alertar sobre transtornos como barulho e/ou sujeira, e sobre horários e locais possivelmente fechados ou sem condições de uso. O aviso deve permanecer no tempo que durar a intervenção ou obra. Ele é útil pois ajuda os moradores a se programarem caso a benfeitoria seja em áreas como a garagem ou em áreas como playground. Colabora também por questões de segurança contra acidentes.
• AUTO DE VISTORIA DO CORPO DE BOMBEIROS (AVCB): Um dos documentos mais importantes do condomínio. Comprova que a edificação possuía, no momento da verificação, condições de segurança contra incêndio. É um documento que pode ficar afixado o tempo que for necessário – há condomínios que o deixam sempre no quadro.
• FUNCIONÁRIO DO MÊS: Destacar os serviços de um colaborador é sempre interessante. E deixar todos no condomínio a par do seu bom trabalho é, com certeza, uma das melhores partes do prêmio. Se possível deixe a foto do contemplado, com o cargo, durante o mês inteiro no quadro.
• RELATÓRIO DE INSPEÇÃO ANUAL DOS ELEVADORES (RIA): Assim como o AVCB, um documento fundamental para o condomínio. Ele comprova que o elevador está em boas condições de uso. O RIA é de responsabilidade da empresa de manutenção dos elevadores, e a mesma, se for de São Paulo, deve estar inscrita na prefeitura de sua cidade, o Contru (Departamento de Controle do Uso de Imóveis). No Rio de Janeiro é obrigatório que esse documento seja mantido em local visível, de acordo com a lei 2546/97. Da mesma forma que o AVCB, o RIA pode ficar costumeiramente no quadro de avisos.

O que é opcional colocar no quadro de avisos (e no site do condomínio)

• AVISO E ATESTADO DE LIMPEZA DAS CAIXAS D´ÁGUA: Avisar, com antecedência, sobre o assunto, permite que os moradores economizem água antes e durante a limpeza. Pode ser afixado dois dias antes da limpeza e retirado logo após o serviço ser finalizado. O certificado da limpeza e do teste da análise de água também podem ser afixados no quadro.
• COMUNICAÇÃO DE MANUTENÇÃO DO ELEVADOR: É uma maneira de avisar com antecedência que os equipamentos não estarão operando em um dia e horário específico. Pode ficar no quadro com uma semana de antecedência ao dia da manutenção. Vale ressaltar que para esse tipo de comunicação, o uso do site ou app do condomínio costuma ser mais eficiente.
• AVISO E ATESTADO DE CONTROLE DE PRAGAS: Colocar o aviso de que será feito uma dedetização ou um controle de pragas possibilita que os moradores tenham mais cuidados com crianças e pets nas áreas comuns. Ao optar por afixar esse aviso, não deixe de ressaltar quais pragas estarão sendo combatidas com a ação.

O que não colocar no quadro de avisos (e no site do condomínio)

• LISTA DE INADIMPLENTES: Quando se expõe o condômino inadimplente, o mesmo pode se sentir constrangido e entrar com uma ação contra o condomínio por danos morais. O lugar apropriado para mostrar quais unidades estão em dia com suas obrigações e quais não estão é o balancete mensal. No site do condomínio, a lista pode estar disponível na área financeira para fins de prestação de contas, desde que não mencione nomes – apenas unidades -, não seja enviada via e-mail aos condôminos e o acesso ao site seja restrito por login e senha.
• ANÚNCIOS: Caso haja interesse por parte dos moradores, o ideal é que haja um quadro de avisos separado para anúncios como oferta de serviços, venda de carros e imóveis, etc. Só não é sugerido que esses classificados dos moradores fique no mesmo local que os documentos do condomínio. Nesse caso, a criação e bom uso desse quadro também pode ser discutida em uma assembleia. Deve-se discutir de quanto em quanto tempo os anúncios ficarão no mural, quem vai tirar os antigos e colocar os novos, se vai haver algum critério para saber quem vai anunciar primeiro. O indicado é que o zelador faça essa troca de anúncios na periodicidade acordada em assembleia.

“O ideal é que apenas bens e serviços dos próprios moradores sejam ofertados nesse espaço”, ensina Nilton Savieto, síndico profissional. Assim, evita-se problemas que envolvam pessoas que não pertençam ao condomínio.

• CIRCULARES VEXATÓRIAS: Colocar no quadro “broncas” aos moradores não é uma boa opção. Se o condomínio estiver com problemas referentes a itens sendo atirados pela janela, lixo no local errado, excesso de velocidade na garagem, o melhor caminho é mandar uma circular para todos.

Outros documentos

A grande maioria dos documentos do condomínio diz respeito apenas aos moradores e condôminos. Por isso, o sugerido é que o pagamento de contas de energia, água, guias da previdência social estejam discriminados no balancete mensal enviado aos condôminos.

Por razões de segurança também não sugerimos que a escala de funcionários fique à vista de todos que passarem pelo condomínio, assim como os avisos de férias. Caso algum morador precise de informação sobre o assunto, o zelador ou gerente predial podem ajudar a esclarecer.

A ata de assembleia deve ser enviada aos condôminos, de acordo com o que pede a convenção do condomínio. Como nem sempre as assembleias são tranquilas, o sugerido é que as atas também não fiquem afixadas para leitura de todos que transitarem pelo condomínio.

Fonte: SíndicoNet