Saiba o que fazer para o encontro ser bem sucedido e evitar impugnação

A assembleia é o grande momento de decisão da vida condominial. É ali que se aprovam as contas do período anterior, que se opta por uma obra, que se decide qual será o próximo síndico do condomínio. Enfim, um momento de suma importância para a sua comunidade.

Além de ser importante, o encontro custa dinheiro e energia de todos. Geralmente há a necessidade de um colaborador da administradora do condomínio, que é remunerado.

E como tudo que é importante pede algumas regras a serem seguidas, com a assembleia não seria diferente. O não cumprimento dessas regras pode ocasionar, inclusive, na impugnação da mesma – algo que o síndico deve tentar evitar.

“A verdade é que a assembleia está sempre vulnerável a isso. O fundamental, principalmente para o síndico, é se ater e seguir as normas do encontro, evitando errar na parte técnica”, ensina o advogado e especialista em condomínios Alexandre Marques.

Para você não ficar confuso e nem ansioso para a próxima assembleia, elaboramos um checklist com tudo o que deve ser observado antes, durante e depois do encontro. Assim, fica mais difícil deixar um erro qualquer passar, certo?

ANTES DA ASSEMBLEIA

1. 1- Elaboração da convocação
2. 2- Materiais extras se necessário

O edital de convocação deve ser feita em acordo com a lei e com a convenção do condomínio.

“O primeiro passo é o síndico estar a par da convenção e do que a mesma diz sobre a convocação. Prazo, chamada, lista de presença, tudo isso deve ser obedecido”, explica Fernando Zito, advogado especialista em condomínios.

Além de obedecer prazos estabelecidos, é importante ficar de olho também na maneira que a convocação é redigida.

“O síndico deve poder contar com a administradora para uma convocação bem-feita. Depois de consultar a empresa, o ideal é que procure o advogado do condomínio, para que ele ajude na redação da convocação, evitando assim impugnação futura por causa de uma ‘tecnicalidade’”, ensina Alexandre Marques.

Um bom exemplo sobre isso são as assembleias de destituição do síndico. Via de regra, são pedidas pela massa condominial, e a redação da convocação merece muito cuidado.

“É importante que na convocação conste que o síndico terá a oportunidade de se explicar para os condôminos, a possibilidade de renunciar e se o novo síndico terá um mandato completo ou apenas irá cumprir um mandato complementar”, explica.

Isso porque o síndico tem direito a se explicar e a renunciar, e se o edital de convocação já prevê isso, o síndico não pode alegar, em uma ação judicial no futuro, que não teve a oportunidade da fazê-lo.

Materiais extras

Outro ponto importante na convocação é se haverá alguma obra ou benfeitoria a ser aprovada na reunião: o documento deve constar a informação e como será feito o pagamento: se por meio de cotas extras ou pelo uso de algum fundo, como o de reserva ou de obras.

“Caso isso vá acontecer, o síndico já pode disponibilizar, junto com a convocação, material de apoio para os condôminos, até para que todos possam se familiarizar com as empresas que serão escolhidas. Orçamento e escopo de cada empresa, por exemplo, ajudam bastante. Se for algo que precise ser olhado ‘ao vivo’, como amostras de piso ou de cores, as mesmas podem ficar expostas no salão de festas, para agilizar no momento da assembleia”, ensina Rosely Schwartz, professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito (EPD).

Vale o mesmo para, por exemplo, uma assembleia de aprovação de contas: o ideal é que os condôminos recebam o material antes, para poderem checar com antecedência e preparar suas perguntas para a ocasião.

NO DIA DA ASSEMBLEIA

Antes da assembleia começar

1. Lista de presença assinada
2. Lista dos inadimplentes

É fundamental que no dia da assembleia o funcionário da administradora conte com uma lista dos condôminos que estão em dia e que não estão quites com o condomínio.

“Contar com um funcionário da administradora na entrada, para colaborar com a assinatura da lista de presença e também para lidar com os inadimplentes é importante”, argumenta Fernando Zito.

Isso porque, na grande maioria dos casos, os inadimplentes não podem votar em assembleias – a não ser em pautas que impactem em direito de propriedade, como vagas de garagem, alteração na destinação de uso de áreas comuns, entre outras.

“Caso um condômino inadimplente queira participar da assembleia, o mesmo pode fazê-lo. O que não pode é votar – a não ser em assuntos de direito de propriedade”, explica Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

O ideal, nesse caso, é que o funcionário explique a pessoa, com tato, que ela não está quite com o condomínio e não dê cartões ou controles de voto.

Durante a assembleia

1. 1- Começo da assembleia
2. 2- Respeitar o tempo estipulado para primeira e segunda chamada
3. 3- Conferência das procurações
4. 4- Eleição do presidente da mesa e do secretário
5. 5- Seguir discussões conforme a pauta
6. 6- Votação clara

É nesse momento também que se conferem as procurações, e se as mesmas cumprem os requisitos pedidos pelas regras do condomínios.

“Em alguns, há limite do número de procurações que um representante pode portar, em outros, síndico e conselho não podem representar outras pessoas. Há ainda casos dos condomínios que pedem firma reconhecida”, aponta

Após esse momento, deve-se respeitar o período de primeira e segunda chamada (que devem constar na convenção do condomínio), é o momento de eleger presidente e secretário da assembleia.

“É importante que os mesmos sejam votados e não apenas indicados por alguém. Também deve ser respeitado o que diz a convenção se síndico ou conselheiros podem ocupar essas vagas”, explica Rosely Schwartz.

Com secretário e presidentes definidos, começa-se a discussão da assembleia. O correto é seguir a ordem dos assuntos conforme estabelecido pela convocação.

Durante a votação, é imprescindível que não haja dúvidas sobre a decisão tomada pela maioria – e que os votos sejam contados conforme o previsto na convenção, se por unidade ou fração ideal.

“Caso haja alguma dúvida, principalmente nos casos em que a votação se dá com os presentes levantando as mãos, o ideal é que a mesma seja repetida. E se houver inadimplentes no local, os mesmos só podem votar em matérias que digam respeito a direito de propriedade. Em outros assuntos, eles não podem votar”, alerta Alexandre Marques.

DEPOIS DA ASSEMBLEIA

1. 1- Elaboração da ata
2. 2- Assinatura da mesma pelo presidente da mesa
3. 3- Envio da ata para os moradores dentro do prazo estipulado pela convenção
4. 4- Registro em cartório da ata

Com a assembleia finalizada, é o momento de fazer a elaboração da ata, atribuição esta do secretário da mesa.

Geralmente essa função cabe ao funcionário da administradora destacado para acompanhar a reunião.

“A ata deve refletir o que aconteceu no local. Deve escrever em linhas gerais e objetivas, não pode ser nem muito prolixa e nem muito resumida”, aponta Alexandre Marques.

Se algum condômino pede para que a sua fala seja registrada em ata, o correto é que isso seja feito.

Depois disso, o presidente da mesa deve assinar a ata e, então, a mesma deve ser enviada a todos os condôminos.

“É uma forma de tornar público o que foi decidido na assembleia, principalmente para aqueles que não foram”, ressalta José Roberto Graiche, diretor da administradora Graiche.

Depois do envio da ata a todos, o que foi decidido em assembleia deve ser seguido por todos daquela comunidade.

“Isso só muda se tiver sido aprovado alguma mudança que influencie públicos externos, como bancos, fornecedores, etc. Nesse caso, para esses terceiros, é importante que a ata seja também registrada em cartório”, ensina Alexandre Marques.

O QUE NÃO FAZER NA ASSEMBLEIA

É fundamental saber o que fazer em uma assembleia do tipo. Mas ter conhecimento sobre o que não deve ser feito é também bastante importante. Veja abaixo alguns erros que podem atrapalhar a vida do síndico e/ou culminar em uma impugnação

• - Deliberar em “assuntos gerais”: A grande maioria das assembleias conta com a pauta “assuntos gerais”. É um momento para troca de ideias, sugestões e críticas sobre a vida em condomínio. Não é, porém, o momento para se deliberar sobre nenhum assunto.
• - Expor nome de inadimplentes: O síndico deve, sim, prestar contas sobre os devedores do condomínio, principalmente em assembleia. O ideal, porém, é sempre se referir ao número e bloco da unidade, evitando citar o nome de quem não está em dia com o condomínio. Dessa forma, evita-se problemas com danos morais no futuro
• - Decidir itens que não estavam na pauta: muita gente acredita na máxima “a assembleia é soberana”. Ela realmente é, mas tem suas limitações. Não é porque há um quórum alto no encontro que pode-se aproveitar para decidir pela aprovação de uma obra, por exemplo. Todos devem ter a oportunidade de saber previamente o que será decidido na assembleia e, assim, optarem por tomar parte dessa decisão.