Entenda o papel de cada um e como o trabalho colaborativo resulta em uma gestão de sucesso nos condomínios
Mais do que nunca, a contratação de um síndico profissional tem sido considerada uma opção para condomínios que não dispõem de voluntários com tempo, preparo e vocação para o cargo.
Além das inúmeras tarefas, obrigações, contas e tributosenvolvidos na gestão condominial, a sindicatura implica em um elevado grau de responsabilidade – civil e criminal– e gestão de relacionamentos entre vizinhos que poucos encaram.
Acontece que, com um número cada vez maior de síndicos profissionais assumindo os condomínios, uma confusão passou a ser gerada entre moradores, e até síndicos profissionais e administradores, sobre qual é o papel de cada um e seus limites.
Afinal, são trabalhos concorrentes ou complementares? Quando um condômino deve chamar o síndico? E quando deve recorrer à administradora? O síndico profissional pode substituir a administradora? Como lidar com esse novo cenário no mundo condominial?
Distribuição de papéis entre síndico e administradora
As atribuições legais de um síndico estão previstas no Código Civil Artigo 1.348, seja ele profissional ou residente. De forma resumida, compete ao síndico:
- - representação do condomínio;
- - gestão do empreendimento;
- - tomada de decisões/ deliberações;
- - fazer cumprir as regras do condomínio.
Veja aqui as atribuições do síndico
Pelo Código Civil, o síndico pode transferir suas representações ou funções administrativas – salvo se a convenção do condomínio for contrária. E é aqui que entra o papel essencial da administradora.
Segundo a AABIC, são mais de 200 tarefas que uma administradora executa rotineiramente, relacionadas a áreas, como:
- - departamento pessoal;
- - departamento financeiro;
- - departamento jurídico;
- - departamento de engenharia;
- - obrigações fiscais e tributárias;
- - cobrança;
- - gestão de contratos;
- - prestação de contas;
- - comunicados;
- - atendimento aos moradores.
Veja aqui todas as atribuições da administradora de condomínio
Muita gente faz confusão, achando que o síndico contratado abarca um universo ainda maior de tarefas e obrigações, entrando na seara da administradora.
Como falamos, essa mistura de atribuições pode levar a uma contratação equivocada, cobrança de atividades que não cabem ao síndico e até mesmo a simplificação do papel do profissional.
Na prática, há condomínios de grande porte que contratam síndicos com carga horária estendida e ele acaba exercendo erroneamente a função de gerente predial.
Deliberativo x executivo
Note na tabela acima que o síndico atua como o CEO de uma empresa, exercendo um papel mais focado na gestão e conservação do empreendimento. Diferente da administradora, que é o braço direito na realização das atividades rotineiras, burocráticas e administrativas. É ela quem vai dar todo o suporte para o síndico atingir seus objetivos.
Por mais preparo e experiência que tenha, o síndico profissional é um generalista e o condomínio que conta com ele não deve abrir mão dos serviços de uma administradora.
Segundo Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH, é um erro o condomínio contratar um síndico para acumular funções executivas e administrativas. “O papel do síndico é deliberativo, de tomada de decisões. E o da administradora é consultivo”, reforça.
Com a complexidade legal e tributária, a constante atualização de leis, normas, jurisprudência e o volume de atividades e obrigações, é praticamente inviável não contar com uma administradora hoje.
“É impossível uma pessoa conseguir ter todo o conhecimento para exercer atividades de diversos especialistas”, opina Karpat, recordando a onda de autogestão em condomínios, quando tudo era feito internamente, e muitos empreendimentos cometeram erros e entraram em dívidas.
Síndico e administradora de condomínio: cada um no seu quadrado
Em alguns casos, a sobreposição de papéis pode acontecer por iniciativa do síndico profissional.
Muitos passam a exercer consultoria jurídica, planejamento orçamentário entre outros serviços, ocupando, por fim, um espaço de atendimento que compete à administradora, cuja natureza é de estrutura maior para fornecer o suporte para todas as tarefas do dia a dia do condomínio.
“O síndico profissional deve primar pela característica de gestor, que se dedica ao planejamento e à avaliação da equipe de funcionários”, opina Omar Anauate, diretor de Condomínio da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC). “Ele também deve pensar em inovações e tomada de decisões etc, lançando mão de mais tempo, capacidade e remuneração adequada.”
Quando entra em tarefas rotineiras, como emissão de boleto, cobrança, pagamento de contas, recolhimento de tributos, o síndico acaba por invadir o território daquela que deveria ser sua parceira.
Em casos como esse, pode não ser apenas “intromissão” no serviço alheio. Se for o caso de um síndico profissional passar a suprir falhas da administradora, é sinal que pode haver um problema na qualidade do trabalho da empresa.
O síndico deve se cercar de um bom grupo de prestadores de serviços, a começar pela administradora, e prezar pela coordenação e supervisão do time. Por isso, o cuidado deve ser redobrado na contratação.
Trabalho a quatro mãos entre síndico e administradora
Há tarefas que podem, e é recomendável, que sejam feitas a quatro mãos por síndico profissional e administradora, como a previsão orçamentária, contratação de funcionários e até cotações com prestadores de serviços.
No segundo exemplo, a administradora seleciona candidatos e os envia ao síndico, que conduzirá as próximas etapas: análise dos perfis, entrevistas e escolha do novo funcionário.
Dali para frente, caberá à administradora toda a burocracia, como levantamento de documentos, registro etc.
Importante lembrar que há decisões que devem ser tomadas pelo síndico em conjunto com o conselho e outras em assembleia, como benfeitorias de maior aporte financeiro.
Tecnologia: grande aliada na gestão condominial
Quase todas as administradoras atualmente dispõem de portal ou aplicativos, bastante úteis para o autoatendimento, informação fácil e prestação de contas transparente e imediata aos condôminos e síndicos.
É um facilitador dos serviços que já oferece, como:
- - emissão de segunda via de boleto;
- - pasta de prestação de contas digital;
- - atas, comunicados e circulares;
- - abertura de ocorrências;
- - reservas de áreas como salão de festas e churrasqueira;
- - comunicação com portaria e zelador;
- - controle de acesso;
- - cadastro de veículo e pets.
Essas ferramentas podem ser grandes aliadas do síndico na gestão local, servindo para consultas financeiras, de inadimplência e de documentação; como meio de comunicação com funcionários, moradores e administradora; e check-lists.
Ele também pode recomendar e estimular moradores a adotarem as ferramentas, juntando-se à administradora na disseminação das vantagens, facilidades e conveniências oferecidas pela tecnologia.
E, por que não oferecer um treinamento aos condôminos? Além dos ganhos individuais de todas as partes, estimula-se a comunidade a ser mais participativa e colaborativa no dia a dia do empreendimento.
Contratos bem definidos
Entrosamento, respeito e colaboração são as palavras que devem definir a relação entre síndico profissional e administradora desde o começo.
Uma das maneiras para se chegar a essa condição é ter contratos muito bem definidos com a determinação das tarefas que cabem a cada parte, evitando duplicidade, sobreposição, competição e conflitos.
Para o síndico profissional Odilon Ayres, da empresa Condovita, atuante em oito condomínios com cerca de 2 mil unidades sob a sua gestão, a clareza dos papéis de cada parte proporcionará uma relação harmônica, um trabalho colaborativo e uma prestação de contas transparente.
E quem ganha com tudo isso é o condomínio.
Fontes consultadas: Ricardo Karpat (diretor da Gábor RH), Omar Anauate (diretor da AABIC), Odilon Ayres (síndico profissional da Condovita)
