Como tornar este evento atrativo aos condôminos

Pesquisa realizada pelo portal SíndicoNet aponta que as assembleias contam, em média, com um quorum de apenas 15% dos condôminos. Por isso, preparamos uma reportagem especial para entender o que desmotiva os condôminos e como é possível tornar esse evento mais interessante.

MOTIVOS

As razões para o condômino não participar são variadas:

• - isenção: prefere não se posicionar sobre determinados assuntos
• - desinteresse: não participa por pura comodidade ou porque os assuntos em pauta são pouco relevantes
• - aprovação: está satisfeito com tudo e confia na administração. Por isso, não vê necessidade de sua participação.
• - falta de tempo: não tem tempo para participar ou considera o tempo de duração muito elevado
• - uso excessivo de procurações: apesar de ser permitido por Lei, desde que a convenção não proíba ou determine limites, o uso em excesso de procurações é muito criticado pelos demais condôminos. Trata-se de uma prática que, se usada de forma abusiva, compromete (e muito) o objetivo democrático de uma assembleia.
• - falta de objetividade no tratamento dos assuntos em pauta: Ficar mais de duas horas falando sobre aspectos nem sempre pertinentes a todos os moradores pode tornar-se um suplício. “A maioria das pessoas quer esclarecer todos os problemas do condomínio na assembleia, com cada um defendendo seu ponto de vista, desrespeitando o que foi definido na pauta”, acredita Sueli Duek. Desta forma, perde-se o foco com questões que podem ser resolvidas apenas fazendo uma sugestão ou crítica no livro de ocorrências do prédio, que geralmente fica na portaria.

CONVOCAÇÃO

Para a maioria das fontes consultadas para esta reportagem, além do procedimento convencional de convocação por edital, é aconselhável reforçar o acontecimento por meio de comunicados no elevador, quadro de avisos e até e-mails. Pode-se solicitar também ao porteiro ou zelador que ligue para todos os apartamentos uma hora antes da primeira convocação.

Dicas para uma convocação bem-sucedida:

Em relação ao edital, recomenda-se que este tenha no máximo seis itens em pauta;

• - as pautas devem ser claras, pertinentes e necessárias;
• - se achar conveniente, estipular e mencionar tempo máximo de duração (a média costuma ser de duas horas)
• - colocar observações como: ”A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio”;”Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”.
• - atente se nesse dia haverá algum jogo de futebol ou qualquer outro evento popular importante, ou se é próximo de feriado prolongado;
• - peça ao porteiro para colocar nos elevadores, um dia antes ou no dia da assembleia, um lembrete simples, como: “Não se esqueça: hoje, você tem um compromisso com o seu condomínio!”. Essa atitude chama a atenção dos moradores para a reunião.
• - assuntos mais chamativos: reajuste da mensalidade condominial; cotas extras para reformas em geral: pintura e lavagem do prédio, manutenção de elevadores, obras na fachada etc.; eleição de síndico; sorteio de vagas de garagem; troca de funcionários próprios por terceirização.

DATAS, HORÁRIOS E DURAÇÃO

• - O tempo ideal de duração de uma assembleia deve girar em torno de 1h30 a 2h.
• - No quesito horário, o mais recomendado é entre 20h e 20h30, para dar tempo de as pessoas chegarem do trabalho, e para que a reunião não termine muito tarde.
• - Fazer a primeira chamada entre 19h30 e 20h e aguardar até às 20h30, para o segundo e derradeiro aviso.
• - Inicie sempre no horário (geralmente na segunda chamada, uma vez que a participação da primeira dificilmente é alcançada).
• - É bom considerar que entre segunda e quarta-feira as pessoas estão no ritmo mais intenso de trabalho e, provavelmente, mais disponíveis para participar de reuniões. Muitos não descartam a quinta-feira como opção, desde que não seja próxima de um feriado
• - Não é recomendado realizar assembleias nos fins de semana. Entretanto, caso seja esta a opção, prefira o horário das 10h ou 15h, e aos domingos – em um caso extremo – às 10h ou 11h.

O QUE SERVIR?

Para alguns dos profissionais consultados pela reportagem, água, café e, no máximo, biscoitos, são suficientes, já que estamos falando de uma assembleia, não exatamente de uma festa ou confraternização.

Por outro lado, há quem prefira tornar essa reunião mais descontraída, com aperitivos diversos, sanduíches, refrigerantes, até como forma de acalmar os ânimos dos condôminos mais exaltados. “As pessoas interagem mais e perde-se um pouco da hostilidade de alguns”, sugere Rodrigo Matias.

Álcool, contudo, é terminantemente proibido: pode causar constrangimentos irreversíveis entre os moradores.

USO DE PROCURAÇÕES

Conforme mencionado nesta matéria, o uso excessivo de procurações, apesar de ser permitido por Lei, desde que a convenção não proíba ou determine limites, é muito criticado pelos demais condôminos.

Trata-se de uma prática que, se possível, deve ser evitada, pois se usada de forma abusiva, compromete (e muito) o objetivo democrático de uma assembleia, desestimulando assim a presença dos demais participantes.

Se a convenção do seu condomínio não estabelece limites para isto, a única saída é conseguir aprovação de 2/3 do total dos condôminos para alterar a convenção.

O PAPEL DO SÍNDICO

O síndico deve exercer o papel de mediador, mantendo a ordem e a coletividade. “Se, durante a reunião, apenas um morador faz perguntas, a assembleia torna-se desinteressante”, opina Rodrigo Matias. Em assuntos mais polêmicos que envolvam reformas, por exemplo, é sempre importante realizar uma votação.

Juraci Garcia Baena lembra ainda que o síndico precisa estar bem informado sobre todas as questões que envolvem o condomínio. “Além disso, ele precisa ter muito jogo de cintura e tolerância”, avisa.

O mais importante, na opinião dos síndicos e administradores consultados pela reportagem, é manter sempre o roteiro da pauta, minimizando as eventuais “escapadas” do tema. Na ânsia de resolver seus problemas, os condôminos podem discutir assuntos sem relevância para a coletividade. “Bons exemplos são questões como vagas de garagem, barulho, entre outros, em que se gasta tempo, o problema não é resolvido e deixa os demais participantes chateados”, ressalta Baena.

Uma alternativa é que esses assuntos de ordem geral sejam discutidos fora de hora, no final da assembleia. Assim, só quem estiver envolvido com os tópicos participará.

Dicas e idéias interessantes:

• - Antes da convocação, procure debater informalmente e colher informações com os condôminos sobre os pontos mais complexos a serem pautados. Isso pode ser feito por meio de uma breve reunião informal, ou até mesmo via troca de e-mails, por exemplo. Mas é muito importante que todossejam convidados a participar, para evitar que alguém se sinta excluído ou desfavorecido.
  Assim, quando ocorrer a assembleia, os interessados estarão melhor informados sobre a pauta e poderão contribuir com idéias, opiniões e/ou sugestões mais objetivas. Isso pode tornar o debate visivelmente mais produtivo
• - Defina uma mesa com presidência e secretaria que sejam referência no condomínio, para que todos respeitem.
• - Determine o assunto a ser tratado e só passe para outro depois de resolvido e anotado na ata.
• - Esforce-se para manter a seqüência estabelecida pela pauta, negociando as questões novas para o final da reunião. Se conseguir, a assembleia está garantida.
• - Nunca manobre: discuta cada item sempre de forma transparente.
• - Os assuntos a serem tratados podem  ficar expostos em cartazes pela sala de reunião.
• - As cadeiras podem ser dispostas em um círculo, facilitando a comunicação face-a-face.
• - Sortear algum brinde de boa qualidade durante a assembleia pode surtir efeito em alguns casos. Se for o seu, coloque na convocação que haverá essa prática.
• - Mantenha o material (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se possível, mostre aos condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.
• - Outra boa medida é levar cópia da Convenção e do Regulamento Interno, para possível consulta.
• - Um dia depois da reunião, coloque um cartaz nos elevadores informando os principais tópicos discutidos e seus resultados, para que todos saibam o que aconteceu na assembleia. A ata deve ser rigorosamente enviada aos condôminos em até oito dias.