Por Fernando Zito*

Antigamente, após o prazo prescricional estabelecido na lei trabalhistas (5 anos), as empresas podiam descartar documentos, fossem eles atestados médicos, acordos de compensação de horas, currículos, etc.

Iam para o lixo milhares de dados sensíveis de diferentes pessoas, fato que hoje, há tratamento específico para tal.

A LGPD disciplina a regra de tratamento de dados, inclusive, nas relações de trabalho, e se não houver a observância correta, poderá impactar a empresa, uma vez que os titulares dos dados são os trabalhadores e os seus familiares e o empregador é o controlador.

O empregador deve ter cuidado, uma vez que lhe é imposto responsabilidade civil, desde a fase pré-contratual até após a rescisão do contrato de trabalho. Dessa forma, se a empresa tem funcionários, ela precisa se adequar a LGPD.

Há o armazenamento e guarda dos dados pessoais fornecidos pelos trabalhadores até a extensão do monitoramento de correspondências eletrônicas, captura de imagens dos trabalhadores no local de trabalho, chamadas em sistemas de videoconferência, registro biométrico da jornada de trabalho, envio de curriculum vitae, entrevistas, dentre outras situações.

A regras estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados impactam diretamente o setor de recursos humanos. Algumas rotinas que antes da lei eram comuns, passaram a trazer grandes riscos para as empresas.

• Quem nunca enviou um documento de colaborador por Whatsapp?
• Quem nunca deixou um documento sigiloso impresso em cima da mesa?
• Para reservar o meio ambiente, quem nunca utilizou documentos com dados pessoais como rascunho?

Esses velhos hábitos devem deixar de existir, do contrário, podem acarretar vazamentos sujeitos a indenização ou mesmo outras sanções previstas na Lei.

Ressalte-se que, há recomendação da adoção do “princípio da minimização da coleta de dados”, bem como elaboração de documento em que o candidato anua seu consentimento expresso acerca da coleta e da utilização dos dados pela pretensa contratante.

Para se ter uma ideia da importância da LGPD na esfera trabalhista, funcionários estão exigindo a aplicação da LGPD para garantir que somente as iniciais de seus nomes apareçam em processos judiciais ou que todos os dados sejam delatados da empresa após a demissão.

Vale ressaltar que ainda não há jurisprudência consolidada. De qualquer forma a Constituição Federal em seu Art. 5.º, inciso X, protege a intimidade e a vida privada.

A LGPD é um assunto de extrema importância, que pode impactar as empresas como um todo.

Em razão da importância do correto descarte de dados e prazo de prescrição, abaixo orientação e/ou sugestão para descarte de documentos trabalhistas e os Prazos Prescricionais.

• Limpeza e exclusão de todos os dados de fornecedores cuja relação teve término há mais de 5 anos;
• Limpeza e exclusão de todos os dados de funcionários:
• Aviso prévio – 2 anos
• Pedido de demissão – 2 anos
• TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho) – 2 anos (art. 7º, XXIX, CF)
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – a 3 anos contar da data do envio do arquivo ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) – (art. 1º, § 2º, Portaria TEM 235/03)
• Acordo de compensação de horas, – 5 anos
• Acordo de prorrogação de horas – 5 anos
• Adiantamento salarial (para efeitos trabalhistas) – 5 anos
• Atestados médicos (para efeitos trabalhistas) – 5 anos
• Autorização de descontos – 5 anos
• Controle de ponto – 5 anos (art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT)
• GRCSU (Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana) – para as contribuições não recolhidas não há prazo prescricional, 5 anos (arts. 578/579, CLT c/c arts. 173 e 217 CTN)
• Vale-transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço etc.) – 5 anos
• Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional – 5 anos
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) – 5 anos
• Guia da Previdência Social (GPS), 5 anos (art. 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula vinculante n.º 8 STF)
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – 5 anos (art. 9º, Portaria TEM 651/07)
• Folha de Pagamento – 10 anos (art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/99)
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) – Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado) – 20 anos após o desligamento do trabalhador
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) – 20 anos
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados – 30 anos (art. 23, § 5º, Lei 8036/90 e Súmula 362 TST)
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) – 30 anos (art. 23, § 5º, Lei 8036/90)
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) – 30 anos (art. 23, § 5º, Lei 8036/90)
• Livros/fichas de registro de empregados – indeterminado
• Contrato de trabalho – indeterminado

(*) Advogado militante na área de Direito Civil; especialista em Direito Condominial; pós-graduando em Direito e Negócios Imobiliários pela Damásio Educacional (conclusão em 2021); pós-graduado em Direito Tributário pela PUC/SP; pós-Graduado em Processo Civil pela PUC/SP; membro da Comissão de Condomínios do Ibradim; palestrante especializado no tema Direito Condominial; colunista do site especializado Síndiconet, Sindiconews, Condomínio em Foco e das revistas “Em Condomínios” e ”Viva o Condomínio”.

via sindiconet.com.br