Dentre as diversas atribuições do síndico está a de gerir bens e obrigações do condomínio que o elegeu.

Assim, ter uma boa gestão de documentos no condomínio facilita o dia a dia do síndico, já que poderá ter as informações que necessita de forma rápida.

A gestão de documentos é essencial tendo em vista a quantidade anual de documentos gerados pelo condomínio.

Além disso, toda a documentação das gestões anteriores também fica sob responsabilidade do síndico atual.

A gestão adequada é imprescindível ao síndico, pois além de auxiliar na organização, demonstra a transparência da gestão e auxilia no correto cumprimento de obrigações legais.

Acesso aos documentos do condomínio

Administrar condomínio é tarefa árdua, pois trata-se de um ambiente coletivo onde existem simultaneamente partes comuns e privadas, e que ainda disponibiliza as mais diversas áreas de lazer e também serviços.

As rotinas condominiais são inúmeras e muitas situações acabam gerando dúvidas aos condôminos.

Conforme legislação, compete ao síndico “prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas” e “manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio”.

Por isso, os condôminos podem ter acesso a qualquer documento do condomínio.

Na prática, a maioria dos síndicos adotam procedimentos para o condômino fazer a solicitação.

A mais comum é agendar lugar, dia e horário para que o condômino tenha acesso aos documentos solicitados.

Analisados tais documentos, estes continuam sob guarda do síndico que é o responsável legalmente por mantê-los arquivados.

Importante não confundir solicitar acesso a documentos do condomínio com solicitar prestação de contas, pois não é obrigação do síndico fazê-la individualmente aos condôminos e sim na AGO.

Desse modo, não faz sentido o receio de alguns condôminos em solicitar acesso a documentos do condomínio.

Como também não faz sentido o síndico se sentir ofendido com a solicitação e dificultar ou negar acesso aos documentos.

Tal atitude do síndico, inclusive gera um “alerta” sobre possível má gestão condominial!

Os condôminos, assim como os membros do Conselho Consultivo/Fiscal, podem acessar qualquer documento que diga respeito ao condomínio.

Veja que, embora seja obrigação do síndico guardar a documentação do condomínio, não significa que estes lhe pertençam.

Muitos síndicos se comportam como “donos do prédio”, criando obstáculos à colaboração e participação de condôminos interessados.

Inclusive essa é uma das principais situações que provoca os baixos quóruns nas assembleias condominiais.

Uma gestão condominial transparente é saudável, proporciona credibilidade ao síndico e evita conflitos internos desnecessários.

Os condôminos podem ter acesso aos documentos do condomínio e assim acompanhar de forma mais detalhada as questões relacionadas à gestão do condomínio.

Ainda sobre gestão condominial, a legislação dispõe que “O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Para casos em que o síndico opta por deixar os documentos com a administradora, apesar de facilitar o cotidiano, não retira sua responsabilidade enquanto gestor do condomínio.

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