O ano já começou e o síndico deve se certificar de que o planejamento e organização das prioridades do condomínio para esta época do ano estejam sendo cumpridas. Vencimento de prazos, prestação de contas e assembleia anual são obrigações importantes que não devem passar despercebidas.

A Assembleia Geral Ordinária, prevista no Art. 1.350 do Código Civil, ocorre anualmente e tem, entre outros, o objetivo de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas. As Convenções geralmente prevêem que essa assembleia deverá ocorrer no primeiro trimestre do ano.

A contadora, administradora de empresas em São Paulo e consultora na área de condomínio, Rosely Schwartz, orienta que o síndico, com o auxilio da administradora, mantenha mensalmente controle das contas previstas. “As informações serão importantes para a elaboração de um Relatório de Prestação de Contas, onde serão relacionados e apontados, inclusive com o auxilio de gráficos, toda a movimentação ocorrida no período em análise”.

Rosely cita que podem ser apresentados, por exemplo, gráficos com os saldos bancários encontrados em cada mês, as receitas e as despesas, o saldo mensal da inadimplência, os valores dos acordos judiciais e extrajudiciais, entre outros.

A apresentação das obras que foram realizadas com rateio e as sem rateio, além de relacionar as obras ou reformas, com os respectivos valores, que precisarão ser realizadas no próximo período, também podem ser apresentadas na assembleia. “Essa ação auxiliará os condôminos a ter uma ideia da situação do condomínio e preparar o futuro síndico caso haja troca de gestores”, cita Rosely.

Para conduzir uma boa reunião, Rosely recomenda que todos os itens que fizeram parte do Relatório poderão ser apresentados utilizando um computador e projetor ou transparências com o retroprojetor. “Essa apresentação auxiliará o síndico a esclarecer todos os itens que fazem parte da prestação de contas”, destaca. Quando o assunto envolver votação, essa poderá ser apurada utilizando o voto secreto, evitando o constrangimento no caso de opiniões contrárias, sugere a especialista.

Prioridades

Organizar as prioridades em uma agenda diária é o conselho do administrador e síndico profissional Carlos Zeferino, que administra 20 condomínios na Grande Florianópolis. Na assembleia anual, que normalmente é realizada em janeiro, Zeferino lembra que na oportunidade é feita a previsão orçamentária, elaborados os planos de trabalho e a eleição do síndico e do conselho. “Estes, entre outros, são os principais assuntos, sempre de acordo com a convenção de cada condomínio”, destaca o síndico.

Outro assunto que o síndico deve também ficar atento é a substituição de funcionários. Normalmente no verão trabalhadores recebem férias, e nestes casos, uma solução seria a contratação de funcionários temporários. “A legislação não permite o trabalho informal, portanto é importante que todos sejam contratados com carteira assinada”, lembraZeferino.

O síndico observa ainda que os contratos temporários podem ser feitos de 30 dias, sendo prorrogáveis por mais 30, ou até mesmo de 45 dias, podendo ser ampliados também para mais 45 dias. “O síndico estipula o tempo, de acordo com a sua necessidade. Todos os encargos devem ser pagos, a vantagem é que, neste casos, não é necessário aviso prévio”, avalia.

Organização na hora da faxina

Ao contrário do que se imagina, a limpeza dos condomínios também é uma atividade que demanda tempo e organização. Para estar com tudo em ordem durante o ano, o consultor da Consulimp em São Paulo, Osmar Viviani, recomenda começar a organização já pelo espaço para confinamento dos produtos, que deve ser um local com fechadura e com um tanque com água encanada. “É correto também que haja uma torneira com altura de 50 cm do chão, para limpeza dos carrinhos funcionais, e também para coleta de água com baldes”, observa.

Outra dica é a utilização de prateleiras para estoque – fundamental para a perfeita organização do local, tendo sempre a preocupação com a ventilação. “Infelizmente esses espaços nunca são lembrados na construção dos edifícios, e desta forma utilizam qualquer ‘cantinho’ para a estocagem de produtos e equipamentos de limpeza, o que não é correto e pode causar transtornos”, aponta Viviani.

Economia

De acordo com o consultor, para ter economia, além do uso adequado de cada produto, o ideal é o uso de produtos concentrados, que proporcionam mais de 50% de economia direta no custo dos produtos, além de serem mais eficazes nas operações de limpeza convencionais.

“As técnicas de diluição devem obedecer aos padrões determinados por cada fabricante e sempre serem feitas colocando-se o produto puro na água e nunca ao contrário, para evitar a formação de espuma”, alerta.

Detergente, desinfetante, multiuso e limpador geral são os mais recomendados nas limpezas. Para Viviani, o maior inimigo pode ser a mão de obra contratada com base sempre na experiência doméstica. “O síndico muitas vezes desconhece procedimentos com padrões de profissionalismo e economia”, ressalta.

Para ter economia e organização na manutenção de um condomínio o consultor indica ainda que todos os equipamentos elétricos precisam de manutenção periódica. “Importante salientar que a limpeza dos equipamentos antes de serem guardados é fundamental para o bom desempenho e qualidade operacional”, conclui.

Documentação e prazos

Ao chegar no fim do ano o síndico deve se atentar para alguns prazos na documentação. A contadora Adriana Fernandes da Silva alerta para a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). No documento são detalhadas todas as informações dos funcionários que trabalharam e mesmo os que já saíram no condomínio durante o ano. “O prazo de entrega, via Internet, para o Ministério do Trabalho começa em fevereiro e termina no último dia de março”, lembra a contadora.

O processo, que normalmente é feito pelo contador do condomínio, é importante para que os funcionários recebam o abono do PIS (Programa de Integração Social).

Na assembleia realizada normalmente nos primeiros meses do ano, o síndico deve fazer a prestação de contas, na qual apresenta todos os gastos e ganhos realizados no ano anterior. “Outra informação importante é que os síndicos devem ficar atentos para os seguros que vencem anualmente”, acrescenta Adriana. Prazos e validade dos extintores de incêndio devem ser observados e em caso de estarem vencidos, cabe ao síndico procurar uma empresa responsável para fazer a troca.

Fonte: CondomínioSC