Documento mensal ajuda a manter gestão mais transparente e poupa desgaste do síndico

A relação do síndico com seus vizinhos pode, muitas vezes, ser o principal desafio da gestão.

Para se ter uma ideia, em recente pesquisa feita aqui no SíndicoNet, cuja única pergunta era “qual o seu maior problema como síndico?”, cerca de 80% dos participantes de todo Brasil apontaram que era a relação com moradores o ponto crítico da gestão.

Veja abaixo se você se enxerga em algumas dessas situações.

Selecionamos apenas algumas respostas da pesquisa para ilustrar esse fenômeno:

• “Os condôminos pensarem que eu estou 24 horas à disposição do condomínio e que tenho que parar minha vida e resolver tudo imediatamente, independente do problema depender de prestação de serviços e não de mim“. G. S. S. – Belo Horizonte – MG
• “O grande problema/desafio de um síndico é fazer com que a grande maioria dos condôminos participem de uma forma mais incisiva na gestão, dando apoio, sugestões. Enfim, não só reclamando ou vendo somente o lado que interessa a cada um, e sim o todo. Este sim é o maior problema“. C. E.B. – Salvador – BA
• “O maior problema é a questão do relacionamento entre os moradores; a administração desse problema requer bom senso, paciência, capacidade de ouvir, capacidade de moderar os conflitos, etc.“. P. S. O. – São Bernardo do Campo – SP
• “O relacionamento humano: dificuldades em lidar com a falta de educação e de respeito ao próximo, refletindo na incapacidade de alguns de viver em comunidade, independente do nível social ou grau de instrução“. R. A. C. – Indaiatuba – SP
• “Problemas interpessoais, o convívio com os moradores: cada um quer uma coisa diferente, difícil agradar a todos, os canos entopem e o problema é o síndico, como se fosse o gestor o culpado por tudo. Outra coisa: todo mundo quer que o síndico fique no prédio 24h, acho que essa cobrança dos moradores é que é mais estressante“.  P. M. B. – Rio de Janeiro – RJ
• “Sem dúvida alguma, o maior desconforto no exercício da função de síndico são os moradores que não possuem perfil para morar em condomínio e insistem em agir pensando apenas nos seu direitos, não levando em consideração que vida condominial, que significa seguir normas, respeitar o direito de todos  e sempre acatar a decisão da maioria.

  Aqueles condôminos que são oposição, mas que não tem as informações necessárias relativas às leis, normas e procedimentos, também criam situações extremamente desgastantes na vida em condomínio“. E.C. – Santa Catarina – SC

E aí, sentiu algo familiar? Veja que essas são apenas algumas respostas que selecionamos.

E o mais interessante é que as centenas de outras respostas da pesquisa seguem exatamente essa linha de“meu maior problema é a relação com moradores…”. Muitas, inclusive, pareciam cópias uma das outras.

Causa

Mas por que isso acontece?

Simples: falta de (ou má) comunicação!

O síndico que sabe informar o que está sendo feito no condomínio, dando transparência à sua gestão, que sabe comunicar as regras, que sabe dar exemplos aos moradores, minimiza e MUITO esse tipo de desgaste.

Assim, os condôminos ficam mais tranquilos, e os questionamentos a todo momento, acusações infundadas, as fofocas, e a desconfiança tendem a diminuir.

Em outras palavras, infelizmente, o síndico que não se comunica de modo adequado pode ficar refém de uma situação dessas. E pior, é pouco reconhecido e não consegue ter moral para estabelecer a ordem necessária para que a sua gestão siga com tranquilidade.

Solução

A sacada que o SíndicoNet traz até você essa semana é que esse trabalho de comunicar a todos sobre o que ocorre na gestão do condomínio não precisa ser um bicho de sete cabeças. Nem é algo que deve tomar muito do seu tempo, se feito da forma correta e usando como base o nosso modelo sugerido mais abaixo.

Você vai ver que com o uso desse modelo que criamos, através de uma simples folha A4 afixada no elevador ou áreas comuns, ou um simples comunicado mensal no site do condomínio apontando os principais acontecimentos naquele mês, é possível resolver esse problema de comunicação e todos os problemas que isso traz ao síndico.

Acredite! Esse hábito vai mudar a forma como os moradores se relacionam com o gestor, e certamente vai poupá-lo, e muito, dos males descritos mais acima.

Por que? 
Porque fazendo isso, você não dará espaço para tantos questionamentos a todos os momentos. Haverá uma percepção clara de mais transparência, menos desconfiança por parte de todos. Por fim, você passará uma imagem de que é atuante, transparente e pró-ativo na sua gestão do seu condomínio.

Questão de hábito
Mas lembre-se: é preciso que você crie o hábito de fazer isso todo mês, e essa frequência não pode falhar. Por exemplo, não vai adiantar nada fazer o comunicado três meses seguidos e depois pular um mês, parar por um tempo, voltar mais na frente, etc.

Isso vai quebrar o seu hábito de fazer o material periodicamente, desestimulando-o a dar continuidade à frequência, assim como também irá quebrar o hábito cada vez maior dos condôminos lerem o seu informativo mensal.

O resultado será certamente ruim para os dois lados, e o efeito se voltará contra você, que se mostrou inconsistente e oscilante.

Tamanho
É muito importante também que o comunicado não ultrapasse o tamanho de uma folha A4 e o texto seja sempre bem objetivo para não tomar muito seu tempo e, principalmente, não desestimular os seus leitores a lerem o conteúdo.

Modelo SíndicoNet

Por isso, preparamos esse material abaixo, que é super objetivo e bem estruturado, e foi pensado justamente para esse fim: o de manter os condôminos bem informados sobre a gestão condominial, mês a mês.

A ideia é que seja algo fácil para o síndico desenvolver e, igualmente, fácil para o condômino ler, de forma que este saiba rapidamente o que está sendo feito no seu condomínio a cada mês.

O documento que o SíndicoNet preparou é um resumo geral do que foi e está sendo feito, além de observações, problemas enfrentados e avisos importantes para os moradores, todos os meses.

Veja como ele está estruturado:
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Caro condômino,
Veja o que nossa administração está fazendo para melhorar o dia-a-dia em nosso condomínio e quais as dificuldades mais comuns que atrapalham a manutenção da ordem e o bem-estar. Leia e faça sugestões, se necessário.

Obras e melhorias
- Concluída(s): _________________________________________________________
- Em andamento: _______________________________________________________
- Prevista(s): ___________________________________________________________

Manutenção
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________

Financeiro
- Saldo em C/C: Fechamos o mês passado com um saldo em conta corrente de R$ _____,00
- Inadimplência:  __________________________________________________________
- Custos não previstos: _____________________________________________________
- Balancetes: para maiores detalhes consulte os balancetes no boleto ou no site da administradora

Atividades, Orientações e Regras
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Dificuldades
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________
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Como colaborar ou entrar em contato com o síndico:
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Atenciosamente,
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Síndico(a) do Condomínio XXXXXXXXXXX
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Vale ressaltar que o modelo é uma sugestão. Você pode sentir a necessidade de adaptá-lo ou adequá-lo ao que está acontecendo no seu condomínio. O fundamental, porém, é que não se ultrapasse o tamanho de uma folha de A4 e que seja possível ler o informativo sem dificuldade. Por isso, a letra não deve ser muito pequena.

“É uma simples e excelente ferramenta para manter todos informados sobre o que está sendo feito todos os meses e não demora para o síndico fazer. Um ótimo hábito a ser incorporado pelos síndicos”, argumenta Julio Paim, diretor e fundador do SíndicoNet.

Vale lembrar que esse mesmo modelo também pode ser usado como referência para o síndico criar um comunicado online, usando o site do condomínio.

Comece hoje mesmo seu caminho rumo a uma gestão mais transparente e com mais tranquilidade no convívio com os condôminos! Baixe o nosso modelo abaixo:

Fonte: SindicoNet