Os responsáveis pela administração condominial devem estar bem atentos na hora de escolher prestadores de serviço para o condomínio.

Todos os detalhes são importantes na contratação dos serviços de terceiros. Desde a definição da parceria, passando pelos cuidados no contrato e documentos legais até estabelecimento das atividades, preços e prazos.

Ao escolher prestadores de serviços para o condomínio de forma organizada, seja para obras, manutenção, limpeza ou segurança, o síndico deve ter em mente todos os critérios que antecedem a tomada de decisão.  Objetivando ter os melhores profissionais terceirizados e evitar transtornos e problemas na Justiça.

Além de encontrar profissionais competentes, confiáveis e capacitados para dar conta do serviço com qualidade e preço justo, será necessário definir como será o acompanhamento da execução dos serviços. Por último, o síndico deve ter clareza a respeito dos riscos de terceirizar a mão de obra.

Acompanhe 3 dicas infalíveis sobre como escolher prestadores de serviço confiáveis para o condomínio

1.     Avalie as necessidades e busque referências

Quais as necessidades específicas do seu condomínio? Numa etapa anterior à pesquisa sobre as opções de prestadores de serviços confiáveis, é fundamental listar os trabalhos necessários, frequência, prazos e tamanho da sua previsão orçamentária. Assim, você elimina o risco de contratar atividades desnecessárias e desalinhadas às reais demandas do condomínio.

Feito isso, parta para a seleção de possíveis parceiros. Busque referências sem se ater apenas à Internet. Converse com outros condomínios que usam a mesma empresa fornecedora de mão de obra especializada. E verifique atentamente a reputação dos prestadores de serviço, anos de experiência no mercado e aderência às suas necessidades.

2.     Analise o orçamento

Como o escopo do contrato com prestadores de serviço para o condomínio tende a ser complexo e os custos envolvidos são variados, é natural haver certa dificuldade na hora de bater o martelo entre uma ou outra empresa.

O modo ideal de avaliar orçamentos é separar os custos em dois grupos: direitos e indiretos. No primeiro reúna tudo que a empresa arca e que decorre diretamente do contrato.

Por exemplo, numa parceria para limpeza, higiene e conservação, o material de limpeza empregado é uma despesa direta. Ainda entre os custos diretos, figuram a mão de obra empregada, encargos, uniformes, EPIs, tributos incidentes sobre o serviço, etc.

Já os custos indiretos são os referentes à estrutura operacional da empresa e que existe independentemente do contrato com seu condomínio. Por exemplo, despesas com aluguel de imóvel, mobiliário, computadores, veículos, despesas de água, luz, internet, telefone, pessoal administrativo, tributos sobre o faturamento, etc.

3.     Acompanhe a execução dos serviços

Uma vez realizada a contratação dos prestadores de serviço, é hora do síndico planejar o acompanhamento contínuo dos serviços combinados. Checando se as expectativas estão sendo atendidas a contento, se há problemas a serem solucionados ou mudanças de rotas necessárias.

Ele deve verificar também prazos, oportunidades de melhoria do processo e, principalmente, se os equipamentos de segurança utilizados no dia a dia são atualizados em conformidade com as normas de segurança vigentes.

Comunicação no condomínio sobre terceirização

Seja a terceirização para serviços temporários ou permanentes, é crucial que o síndico comunique aos moradores. Para garantir que a informação chegue a todas as partes interessadas, utilize diferentes canais de comunicação no condomínio. Vale aplicativo, email, WhatsApp, mural de avisos ou assembleia.

Moradores devem estar cientes do que se trata o serviço, quem são os funcionários prestadores de serviço, prazos e eventuais transtornos no caso de um reparo maior ou manutenção mais complexa, por exemplo.  A transparência é fundamental e um canal de comunicação disponível para dúvidas e questionamentos garante a confiança na gestão.

Ao escolher prestadores de serviço para o condomínio, avalie os riscos

A terceirização da mão de obra em condomínio também apresenta riscos. O maior é enfrentar um eventual passivo trabalhista. Quando a empresa contratada não paga corretamente os direitos e encargos dos funcionários, cabe ao condomínio a responsabilidade pela quitação destes valores.

Ainda entre os riscos, pode ocorrer muita troca e substituição de trabalhadores, dificuldades na relação de subordinação e descumprimento do contrato. Fique de olho!