Passo-a-passo com 10 dicas para não errar e quais itens considerar

Mudança do valor da cota condominial, emissão de taxa extra, manutenções atrasadas ou mal feitas, aumento da inadimplência… tudo isso pode ser um grande problema para o síndico.

Isso porque as finanças são uma parte crucial de uma boa gestão do condomínio, e a previsão orçamentária é o grande alicerce das finanças do empreendimento durante aquele período.

E como não poderia deixar de ser, o SíndicoNet preparou um passo-a-passo para você não deixar passar nenhum detalhe e fazer uma previsão orçamentária completa.

1 ) CONHEÇA O HISTÓRICO DE CONTAS DO SEU CONDOMÍNIO

Uma boa previsão orçamentária tem muito mais a ver com conhecer o passado e o perfil do condomínio do que “adivinhar” quanto será gasto daqui a 12 meses.

“É fundamental que o gestor tenha em mãos tudo que foi gasto ordinário nos últimos 12 meses,mas preferencialmente nos últimos 24 meses”, assinala  João Ferraz, gerente de negócios da administradora Apsa.

Ele explica que cada gasto ordinário ocorrido nesse passado recente é importante, pois aponta a realidade do condomínio.

2 ) PEÇA AJUDA PARA A ADMINISTRADORA

A administradora é uma peça vital na elaboração de uma boa previsão orçamentária.

“A empresa deve cuidar do levantamento de dados e trabalhar lado a lado com o síndico, de forma a entender bem as necessidades do condomínio para o próximo período”, analisa Carlos Berzzoti, da Condovel.

Por isso, para montar e analisar as informações necessárias para boa previsão, procure a empresa e peça, detalhadamente, os dados.

3 ) DIVIDA AS CONTAS DO CONDOMÍNIO EM PEQUENOS GRUPOS E FAÇA UMA MÉDIA MENSAL

Dividir para conquistar é uma tática de guerra muito conhecida – e faz parte do sucesso de quem deseja dominar as contas do condomínio. Cada item abaixo deve ser uma linha na sua planilha de previsão orçamentária, com o custo mensal discriminado mês a mês.

Também deve ser discriminado o valor médio gasto com cada item, de forma a ajudar a entender porque, em alguns meses, houve mais ou menos gasto.

Veja abaixo uma sugestão de como agrupar e analisar diversas despesas do condomínio:

FOLHA DE PAGAMENTO:

Seja de funcionários próprios ou terceirizados, saber o quanto foi gasto com colaboradores é fundamental, já que este costuma ser o maior investimento mensal do condomínio.

• A folha de pagamento costuma representar de 50% a 70% do total das despesas do condomínio. Se o empreendimento contar com portaria remota, essa porcentagem cai e pode ser consideravelmente menor.
• No item “folha de pagamento” também devem ser levados em conta as férias, décimo terceiro salário e encargos com os funcionários do condomínio.
• Vale a pena verificar o quanto de horas extras estão sendo feitas pelos colaboradores, de forma a se organizar para economizar no próximo ano.
• Caso o condomínio deseje implantar um sistema de portaria remota, é também um bom momento de comparar preços e serviços prestados entre as empresas versus o valor investido em funcionários mensalmente.
• “É uma boa hora para perguntar se há algum colaborador que deseja se desligar da função, assim já se pode pensar em um provisionamento para o próximo ano”, ensina Rosely Schwartz, professora de administração condominial da Escola Paulista de Direito (EPD).

MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO:

Aqui entram os contratos mensais do condomínio como: manutenção de portões, interfones, bombas e filtros, jardins e elevadores. Despesas sazonais de manutenção como dedetização e laudo do para-raios, também devem ser consideradas.

Aqui, vale a pena comparar se o que está sendo pago pelo condomínio é realmente o valor de mercado, e se o preço está compatível com o nível de serviço oferecido.

“Caso o condomínio opte por pagar as peças do elevador separadamente, é importante que o síndico se atente à validade das peças trocadas. Muitas contam com garantia de três a seis meses, e é algo a que o zelador deve prestar atenção”, analisa Rosely.

CONTAS DE CONSUMO:

Aqui entram os gastos com água, energia das áreas comuns e gás.

Esse ano, condomínios de diversas regiões sentiram “na pele” um aumento considerável e não esperado na energia.

Por isso, para condomínios onde não há medição individualizada, uma dica é cobrar esses itens à parte, mensalmente e em forma de rateio, como explica o síndico profissional Nilton Savieto.

“Cobrar esses itens conforme o mês, principalmente quando a água não é individualizada no condomínio, ajuda a conscientizar os moradores sobre o consumo. Também é uma forma dessas contas não levarem recursos de outras áreas, deixando o orçamento apertado”.

DESPESAS ADMINISTRATIVAS:

Aqui entram a isenção do síndico ou seu pagamento e os honorários e custos com administradora.

“O pagamento do síndico, assim como da administradora, devem ser olhados com cuidado. Representam uma pequena porcentagem do que é gasto mensalmente, mas podem ser “a” diferença na gestão desses recursos”, explica Rosely Schwartz.

MATERIAL DE CONSUMO:

São itens do dia-a-dia do condomínio, como sacos de lixo, café dos funcionários, produtos de limpeza, uniformes.

É importante sempre cotar com três fornecedores diferentes para qualquer compra feita no condomínio. Dessa forma, fica assegurado que o melhor preço aliado à qualidade esperada serão os critérios de desempate.

GASTOS DIVERSOS:

Despesas operacionais reembolsadas, gastos com cópias, correios, estacionamento, cartório e seguro do prédio.

“O seguro do prédio é algo que deve ser analisado com bastante cuidado. Muitas vezes é um gasto subestimado pelo condomínio. É algo a que os síndicos deveriam se atentar”, explica o síndico profissional Luiz Machado.

4 ) PROJETE OS ÍNDICES PARA O PRÓXIMO ANO

Para a grande maioria dos contratos, o índice de correção utilizado será o IGPM. Também em se tratando dos contratos, para elaborar uma boa previsão orçamentária, é importante que se leve em conta quando é seu vencimento.

“Se o contrato só será atualizado em julho, não se deve projetar o IGPM para os seis meses anteriores do mês, apenas para os seus últimos”, ensina Wellington Holanda, responsável técnico da MBM Apoio Administrativo.

Já para os salários dos funcionários, geralmente esse reajuste é algo acordado entre os sindicatos, e a definição de quando isso acontece varia de acordo com a região.

“É importante acompanhar o que os sindicatos estão pedindo, mas em geral não é algo que supere muito a inflação”, ensina Carlos Berzotti, diretor da administradora Condovel.

5 ) LEVE EM CONTA A INADIMPLÊNCIA

É impossível haver uma boa previsão orçamentária sem considerar um dos maiores problemas das finanças dos condomínios brasileiros: a inadimplência.

“Esse é um problema que deve ser tratado no dia-a-dia, não podemos esperar chegar no final do ano para pensar como essa questão será abordada”, ensina João Ferraz, da Apsa.

Para a especialista Rosely Schwartz, o ideal também é cuidar da inadimplência ao longo do ano.

“O síndico deve acompanhar de perto a inadimplência, evitando que a mesma cresça, o que pode, por sua vez, impactar na previsão orçamentária, fazendo necessários ajustes que não serão muito bem recebidos por quem está com a sua cota em dia”.

6 ) SEPARE BEM O QUE É BENFEITORIA DO QUE É MANUTENÇÃO

“Infelizmente muitos condôminos não entendem o motivo de não podermos usar um fundo de reserva para cobrir um gasto com um cano furado, ou o que os inadimplentes estão deixando de pagar”, exemplifica Wellington Holanda.

Porém, é muito importante que na previsão orçamentária estejam discriminados apenas os gastos ordinários – uma vez que não são necessariamente as mesmas pessoas que contribuem com os dois fundos.

“Despesas relacionadas à benfeitorias são de responsabilidade do dono da unidade, ao passo que uma manutenção devida a desgaste é responsabilidade do morador. Observar essa diferença evita muitos problemas”, ensina Rosely Schwartz.

Outro ponto em que a administradora deve ajudar é antever quais benfeitorias o condomínio necessitará no próximo ano, de forma a se provisionar um fundo de reserva, ou de obras, para tanto.

Seja uma pintura de fachada, uma reforma na academia de ginástica: qualquer melhoria que impacte diretamente no patrimônio do condomínio também deve ser discutida nesse momento.

7 ) UMA “GORDURA” É IMPORTANTE

Quando se faz uma boa previsão, o ideal não é fazê-la nem muito folgada e nem muito apertada.

As contas devem fechar todos os meses – porém não deixar um “respiro” pode não ser uma boa ideia.

Seja um mês onde há muito atraso para pagamento, ou um vazamento inesperado que gerou um gasto considerável, é adequado que haja uma folga nas contas.

O citado pelos especialistas ouvidos pelo SíndicoNet é variar entre 4% e 5%.

“Dessa forma o síndico e a administradora conseguem trabalhar mais tranquilos”, explica Ferraz, da Apsa.

8 ) APRESENTANDO A PREVISÃO EM ASSEMBLEIA

É importante que o síndico esteja bem familiarizado com o material que irá apresentar. Dessa forma, ele se sente mais seguro e evita ceder a pressões  para cortar itens que ele sabe que são necessários.

“Eu acho uma boa ideia os moradores sempre receberem a previsão antes da assembleia. Assim, eles conseguem entender melhor o material e já chegam informados na assembleia”, sugere a síndica profissional Taula Armentano.

Também é importante que esse seja um momento para os presentes entenderem como o dinheiro deles será usado no condomínio no próximo ano.

Por isso, para essa assembleia, o síndico pode contar com o apoio de um funcionário da administradora, que irá ajudá-lo a dirimir as dúvidas dos presentes.

9 ) E SE A PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA NÃO SE MOSTRAR SUFICIENTE NO DECORRER DO EXERCÍCIO?

Um cenário que pode acontecer, infelizmente, é a previsão dos gastos não fazer frente à realidade do condomínio.

Nesse caso, é importante que se chame uma assembleia para rever o valor da cota – e também explicar os motivos pelos quais o previsto não está sendo o suficiente para cobrir as necessidades mensais do condomínio.

“A previsão é algo que deve acompanhada mês a mês. Não pode ser uma surpresa para o síndico quando as contas estiverem no quarto mês no vermelho”, explica Rosely Sxhwartz.

Para a síndica profissional Taula Armentano é fundamental entender exatamente o quê não está dando certo na previsão.

“Ao separar as contas por grupos, fica mais simples de enxergar onde a previsão não está sendo suficiente. Dependendo do que for, é importante tentar renegociar com o fornecedor, caso seja, por exemplo, com a terceirizadora ou com empresas de manutenção”, ensina.

Caso sejam gastos de água e luz os ‘vilões’ das contas, o indicado é apostar em campanhas de conscientização tanto para moradores como para funcionários.

10) O QUE FAZER CASO A PREVISÃO NÃO SEJA APROVADA EM ASSEMBLEIA?

É algo difícil, mas pode acontecer.

“Muitos moradores reclamam que o salário não é reajustado anualmente, e que o condomínio também não deveria ser. Porém, fica difícil manter diversos padrões de qualidade, os contratos, com o mesmo preço ano após ano”, assinala João Ferraz.

Mesmo sendo raro, é importante oferecer uma alternativa para a comunidade em questão.

“Nesse caso, minha sugestão é formar uma comissão de finanças dos próprios moradores e dali a 60 dias apresentar uma nova previsão”, aponta Taula.

Ela também sugere que ao mostrar a a previsão, sejam apresentados três cenários diferentes para os moradores – o que os ajudaria a entender as flutuações às quais o condomínio está submetido.

Em um cenário extremo, em que nem assim a previsão seja aprovada, o síndico pode considerar deixar o cargo à disposição.

“Com um corte muito grande nas contas, vai ficar muito difícil fazer um bom trabalho, e com certeza o síndico será cobrado por essas lacunas”, observa o síndico profissional Nilton Savieto.

11) ERROS COMUNS AO FAZER A PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Saiba como evitar aqueles tropeços mais corriqueiros ao elaborar essa projeção de gastos:

• Fazer uma previsão super enxuta, sem nenhuma margem para gastos inesperados – eles vão acontecer durante o ano, e é melhor estar preparado para isso;
• Cair na tentação e pressão exercida por outros condôminos para evitar, ao máximo, aumentar a taxa condominial, mesmo que isso não reflita a realidade da previsão orçamentária;
• Não levar em conta a inadimplência do condomínio;
• Não comparar o histórico mês a mês dos grupos de gastos do condomínio;
• Cair na tentação de usar o Fundo de Reserva quando as contas do mês não fecharem sozinhas;
• Não chamar uma assembleia quando perceber que a taxa ordinária precisará ser reajustada ao longo do ano.