Sistema garante, através de boas práticas, a transparência e excelência na administração predial

Muito se tem debatido sobre corrupção no país, sendo que os grandes escândalos dos últimos anos despertaram nas pessoas um interesse maior sobre ética. Princípio este que deveria naturalmente fazer parte do comportamento humano, orientando todas as suas ações. Mas, infelizmente muitas pessoas optam por seguir a cultura do desrespeito às obrigações legais em favor próprio, atendendo a pensamentos imediatistas, que nunca levam em consideração os reflexos de suas atitudes, em médio e longo prazo.

O ato de burlar as leis não é algo que está restrito apenas à administração pública e à classe política, como se vê diariamente nos jornais. Ele está presente em todos os níveis da nossa sociedade, é o velho e conhecido “jeitinho brasileiro”. E os condomínios também estão sujeitos à prática na qual os interesses pessoais estão acima do bem comum e até mesmo da lei. Refletindo uma aspiração geral da sociedade, os condôminos também anseiam por medidas que garantam a integridade da gestão e a aplicação correta de toda a verba arrecadada. E para isso, os condomínios precisam estar obrigatoriamente em conformidade com todas as determinações legais, ou seja, em Compliance.

Mudança cultural

Conceito relativamente novo no cenário condominial, o Compliance é muito utilizado por empresas e envolve todos os setores da organização, com a finalidade de evitar qualquer desvio de conduta ou de operacionalização.

A proposta é promover uma mudança cultural, em que o sucesso do processo depende do engajamento de todos os envolvidos no dia a dia da gestão. O condomínio só vai estar em Compliance quando suas atividades internas e externas estiverem em acordo com as práticas exigidas pelos órgãos de regulamentação, que atendem a leis trabalhistas, fiscais, contábeis, financeiras, ambientais e previdenciárias. Ou seja, estar em Compliance é fazer o certo em todos os setores do condomínio.

De nada adianta cumprir todas as suas obrigações e acabar terceirizando serviços com empresas que não estão em conformidade com a legislação. Vale lembrar que o condomínio é corresponsável por qualquer acidente que venha a acontecer nas suas dependências envolvendo empresas contratadas se confirmada alguma irregularidade, como a falta de equipamentos de segurança, por exemplo. Ao contratar empresas que não estão dentro da lei é grande a chance de o condomínio ter de responder algum processo ou, até mesmo, arcar com custos imprevistos.

Código de ética 

Segundo o especialista no assunto, Paulo Araújo, que também é membro fundador do Instituto Compliance Rio, o programa de compliance não é um artigo de prateleira. “Todos os setores do condomínio devem estar envolvidos. Desde o gestor que tem a responsabilidade objetiva na administração até os empregados que terão um código de conduta a ser seguido, passando também por fornecedores, condôminos e terceiros que deverão também observar a metodologia de trabalho utilizada”. Ele explica que o programa deve ser criado com base nos riscos e necessidades do condomínio e sua elaboração deverá ser feita por um especialista da área, que deverá acompanhar a sua implementação, inclusive com a execução de testes para validação.

De acordo com Rosely Schwartz, professora do curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional, da Escola Paulista de Direito, em São Paulo, as ações inadequadas poderão ser combatidas por meio do acompanhamento constante. “A adoção desse serviço evidenciará todos os pontos que são passíveis de riscos, os quais não se referem apenas a acidentes, incluem também a corrupção e quais os processos que devem ser implantados para evitar o envolvido em processos fraudulentos ou outras questões que prejudiquem a saúde de sua administração, como por exemplo: a compra de materiais com preços não condizentes com o mercado, realização de obras com valores manipulados, contratação de serviços sem respaldo adequado de um contrato, falta de recolhimento de retenções devidas ao Município e à Receita Federal, movimentação financeira do condomínio em conta corrente de terceiros, entre outros”, explica.

De uma forma geral, podemos dizer que através desse programa o condomínio reforça o seu compromisso com os valores e objetivos expressos em um código de ética e conduta e busca implementar um sistema de observância às leis e regulamentos.

Reputação do condomínio

Além de padronizar questões internas da administração, estabelecendo regras e procedimentos que devem ser seguidos por todos, oCompliance ainda ajuda em demandas externas de convivência em sociedade e tem ação direta na fiscalização de compras e contratos com fornecedores, garantindo lisura em uma concorrência ou cotação de preços para produtos e serviços. Não é difícil encontrar síndicos que já enfrentaram situações em que os próprios prestadores de serviços entregam orçamentos com 10% ou 20% a mais na nota fiscal, sob a desculpa de ser uma prática de mercado.

Promover uma gestão em Compliance diminui o grau de exposição e responsabilização em relação a potenciais comportamentos irregulares ou ilegais de todos os envolvidos. O síndico ou comissão de obras que atuem dessa maneira garante preço e qualidade nas compras, conferindo assim, pela boa conduta, confiabilidade à administração. “Mas é fundamental o comprometimento integral de todos os setores do condomínio, desde o morador que adultera um código de barras para não pagar multa e juros de sua taxa condominial, passando pela administradora que não se deu conta do fato,ou do síndico que não analisou o balancete antes de entregar ao conselho, e também do próprio conselho”, reforça Josemar Niehues Casarin, consultor no assunto. Ainda segundo ele, outro problema encontrado nas gestões é que as administradoras estão tão acostumadas a fazer apenas o trivial, que possíveis falhas e erros que aparecem na documentação acabam passando despercebidos por elas.

Compliance x Auditoria 

Para entender a diferença entre os dois conceitos, partimos do princípio que eles têm em comum, que é trabalhar com a manutenção do local onde estão sendo aplicados. De acordo com Josemar, Compliance trabalha com ações preventivas, que trarão maior confiabilidade para a gestão. Já a auditoria é a manutenção corretiva, que busca consertar e aperfeiçoar processos.

“O primeiro conceito leva ao cumprimento das normas internas, leis e regulamento a que cada condomínio é submetido. Já o segundo é destinado a observar, questionar e propor alterações e procedimentos. Sendo que, a sua função é avaliar a eficácia de outros controles, que poderá ser preventiva ou investigativa”, explica o especialista.

Entenda o Compliance

Conceito

• A palavra Compliance tem sua origem do inglês, tocomply, que significa cumprir. O programa busca dar organização para o cumprimento da legislação como um todo. Além disso, visa criar mecanismos de controle e estabelecer procedimentos claros e simples para a realização de todas as atividades, identificando as divergências e adequando o sistema.

Aplicação

• Em primeiro lugar precisa haver a percepção do síndico e da empresa contratada para assessorá-lo que o programa de Compliance é fundamental para o futuro do condomínio e o compromisso para que haja o cumprimento do programa
• Será necessário treinar todos os colaboradores e criar um código de conduta com regras claras e que se tenha certeza que foi compreendida por todos
• Outro passo importante é a divulgação constante da nova cultura, tendo um canal de comunicação aberta para a troca de informações
• A identificação clara de boas práticas e a criação de mecanismos de controle irá fechar o ciclo do programa.

Quem participa

• Todos os setores do condomínio e das empresas que irão assessorá-lo
• As empresas prestadoras de serviços deverão saber da existência do programa para poderem se enquadrar no envio das propostas, contratos e documentos fiscais
• O síndico tem papel fundamental para dar a importância do programa para a organização. É recomendado que ele convoque uma reunião com todos os colaboradores para informar sobre a iniciativa e o quanto será significativa a sua implantação e a necessidade da colaboração de todos
• Os novos colaboradores, ao entrarem na empresa, poderão receber das mãos do gestor o programa e o código de conduta, momento em que o gestor irá enfatizar os principais pontos e o quanto é importante para o condomínio o seu cumprimento, colocando-se à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas que surjam.

Importância

• O programa auxiliará na prevenção, criando barreiras, uma vez que os condomínios como qualquer empresa são passíveis de falhas no cumprimento da legislação, principalmente referentes a questões trabalhista, tributárias e de segurança. Além desses estão sujeitos a fraudes, como valores superfaturados ou despesas irreais
• O programa de Compliance trará à gestão do condomínio maior transparência e tranquilidade aos condôminos, que terão certeza que todas as exigências legais estão sendo cumpridas, que os valores apresentados são justos e que os contratos firmados preservarão todos os diretos e a imagem do condomínio.

Quando aplicar

• Não há um momento específico, mas quando há situações de crise ou a identificação de problemas relacionados à transparência poderão facilitar a percepção dos condôminos para que esforços sejam criados para esse fim, dado que haverá custos para sua implantação.

Efetividade

• O envolvimento efetivo dos gestores e o monitoramento dos sistemas de controle criados irão evidenciar as metas alcançadas e as que ainda faltam atingir. O programa tem um tempo para ser cumprido na sua totalidade e sempre necessitará de ajustes, em função de novas situações e do seu próprio aprimoramento. É um ciclo que não termina.