É fundamental delegar tarefas e dividir responsabilidades para aliviar o trabalho do síndico
A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos.
Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.
Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.
O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.
O quadro abaixo traz uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.
Para o quadro elaborado, estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:
- Gestão administrativa
- Gestão de recursos humanos (funcionários)
- Gestão financeira
- Gestão de assuntos jurídicos
Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.
Na última coluna, há links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.
| Setores | Ações necessárias | Sugestão de divisão | Observações |
| Inadimplência | - Controle de inadimplentes (unidades e quantias) - Cobrança direta e judicial - Proposição de acordos - Estudo de medidas | Conselheiros + Administradora | À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança. A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa. |
| Relação com a empresa administradora / finanças | Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio: - contas bancárias | Conselheiros | Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal. O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia. A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site do Ministério da Previdência Social, basta ter o CNPJ do condomínio: www.mpas.gov.br |
| Funcionários | - Distribuição de tarefas - Escala de trabalho - Controle de horários, faltas e folgas - Controle do estoque de materiais e equipamentos de proteção | Zelador | Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício. Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada. |
| Manutenção preventiva | - Vistoria informal periódica - Acompanhamento de empresas de manutenção (elevador, portão etc.) - Informar problemas e necessidades ao síndico | Zelador | O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio. Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas. |
| Obras | - Solicitar orçamentos - Verificação da empresa (clientes, confiabilidade) - Verificação de segurança da obra (quanto a acidentes e assaltos) - Andamento da obra | Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico | Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo. Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em assembleia. |
| Relação com condôminos | - Advertências e multas para infrações ao Regulamento - Criar formas de comunicação entre Corpo Diretivo e condôminos em geral - Verificação de satisfação dos condôminos - Administrar Livro de Ocorrências e Livro de Sugestões | Subsíndico | O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão. Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas. Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração. |
| Lazer | - Manutenção de equipamentos - Verificação do uso correto de dependências e equipamentos - Sugestões de ações (aulas, eventos, ampliações, modificações) | Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador | A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves. Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas. Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas. |
| Segurança contra assaltos | - Propor ações para o condomínio prevenir ocorrências e minimizar seus males - Conscientizar moradores da necessidade de seguir os procedimentos adotados - Verificar se procedimentos estão sendo cumpridos e se equipamentos estão em ordem e sendo utilizados corretamente | Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários | As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento. Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto. Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados. |
Fonte: SindicoNet
