Aprenda a evitar problemas durante a sua gestão do condomínio

A vida de síndico, sabemos, é cheia de responsabilidades. Mas, além disso, há também riscos (muitas vezes ocultos) que o gestor deve ter conhecimento para saber evitar.

E é ter justamente esse olhar cuidadoso para o que não está saltando aos olhos que pode fazer a diferença entre uma ótima gestão e uma cheia de atropelos.

Uma administração mal feita pode criar verdadeiras armadilhas para o síndico. Por isso, além de estar bem informado quanto às suas responsabilidades, é importante que você conheça as situações de risco que podem ocorrer em sua gestão e o que fazer para evitá-las ou minimizá-las.

Essa é a proposta dessa matéria. Mostrar os principais riscos que o síndico corre durante sua gestão e entender como evitá-los:

Você vai ver que, com um pouco de atenção e cuidado, é possível evitar diversas dores de cabeça. Confira:

1 – Obra em unidade afeta estrutura do condomínio

Risco: Síndico ser responsabilizado por desabamento, acidente ou abalo na estrutura.

Mesmo a reforma ocorrendo dentro da unidade, cabe ao síndico a responsabilidade de cobrar do morador a documentação necessária que comprove que a intervenção não irá afetar a estrutura da edificação.

A boa notícia é que, com o advento da NBR 16.280, ficou mais simples para o síndico cobrar do morador que está fazendo benfeitorias na sua unidade um projeto que o permita acompanhar a obra.

Também de acordo com a revisão da norma, a responsabilidade pela alteração efetuada dentro da unidade passa a ser do morador e do engenheiro ou arquiteto que o acompanha. Memo assim, isso não exime o síndico o síndico da responsabilidade de cobrar a documentação.

Como evitar o problema: Saber e comunicar e orientar todos moradores sobre as regras para execução de obras dentros das unidades e fiscalizar é fundamental. E, o mais importante, cobrar a documentação de acordo com o que pede a NBR 16.280.

O SíndicoNet disponibiliza um kit de orientação sobre a norma.

“É fundamental que antes que a obra comece, que o síndico receba a RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) ou a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) de execução da obra. Assim, caso depois haja algum dano à estrutura do condomínio, o síndico poderá mostrar que não se omitiu e que cobrou a documentação necessária”, explica Nilton Savieto, síndico profissional

2 – Perda de garantia da construtora

Risco: Prejuízos financeiros e desgaste para o síndico em função da perda de garantia.

Quando o condomínio é novo, o síndico recebe da construtora o manual de manutenção das áreas comuns.

O documento prevê, além de informações básicas como prazos de garantias, a periodicidade em que devem acontecer as manutenções preventivas em tudo que está nas áreas comuns, como bombas, elevadores, portões, fundação do condomínio. etc.

Se esses cuidados não forem tomados, é bem provável que, quando acontecer algo, a construtora irá questionar se há responsabilidade naquela situação.

Como evitar o problema: Assim que o condomínio for entregue, contratar um laudo técnico de uma empresa especializada para atestar as codições de todos os itens entregues pela contrutora, e que os problemas elencados pelos moradores e síndico são, realmente, de responsabilidade da construtora.

• O gestor também deve seguir à risca o que está no manual de manutenção
• Além disso, deve guardar as notas fiscais e outros documentos que ajudem a comprovar que as manutenções foram feitas.

Assim, fica claro que a manutenção preventiva foi executada nos moldes apontados pela construtora.

3 – Não pagamento de encargos sociais de funcionários

Riscos: Esse tipo de não-pagamento pode ser um problema e tanto para o síndico futuramente, sejam os funcionários do condomínio ou terceirizados.

O condomínio será obrigado a pagar esses atrasados mesmo em caso de funcionários terceirizados, o que pode chegar a somas consideráveis, dependendo do tempo que o recolhimento não foi feito corretamente.

“Assim que tomar conhecimento da situação, o síndico deve providenciar o pagamento imediato ou parcelar o débito, e tomar providências junto aos responsáveis diretos pelo problema”, ensina Hamilton Quirino, advogado especializado em direito imobiliário

Como evitar o problema: Acompanhando de perto esses pagamentos. É fundamental que se peça, mensalmente, à administradora os comprovantes desses repasses - ou, no máximo, a cada três meses. No caso de empresa terceirizada, o ideal é que o pagamento mensal esteja atrelado à comprovação da contribuição desse tipo de encargo.

Vale lembrar que a má gestão dos funcionários e da folha de pagamento também gera riscos trabalhistas. E todo cuidado é importante quando se trata de acúmulo de função, horas-extras, vínculo trabalhista com terceirizados, etc.

4 – AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) vencido

Riscos: Síndico pode responder civil e criminalmente, caso aconteça uma morte ou algo mais trágico. Além disso, há também o risco de não pagamento de indenização por parte da seguradora, em caso de sinistro.

Por isso, é muito importante que o síndico esteja sempre em dia com o AVCB.

Em diversos estados se pede um AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), ou documento similar. No Rio de Janeiro esse documento é mais conhecido como Certificado de Aprovação do Corpo de Bombeiros.

O prazo de renovação pode mudar de região para região. Geralmente varia entre 3 e 5 anos

Estar com esse documento em dia já é um ótimo indício que diversos outros itens estão em ordem, como o para-raios, sistemas de combate ao incêndio e as instalações de gás, por exemplo.

Como evitar o problema: Não deixar o AVCB vencer. Se o documento estiver vencido, o síndico deve, o quanto antes, fazer um levantamento do que precisa ser feito e executar a regularização. Há empresas no mercado especilizadas nesse tipo de levantamento e orientação.

Caso esteja vencido há muito tempo, é provável que a regualrização envolva um custo elevado. Nesse caso, deve-se convocar uma assembleia para aprovação do investimento. O quórum necessário é pela maioria dos presentes.

Como a não regularização envolve um risco muito elevado para o síndico - afinal, ele é o responsável civil e criminalmente pela edificação -, é muito importante que o síndico saiba explicar a gravidade da situação aos condôminos para que o processo seja aprovado em assembleia.

“Caso a assembleia entenda que não deve seguir com a atualização do documento, pode ser o caso até do síndico renunciar”, assinala Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

5 – Administradora e síndico profissional desonestos

Risco: prejuízo financeiro e risco de ação judicial sobre o síndico.

A administradora é a maior parceira do síndico no dia-a-dia da gestão condominial, assim como a figura do síndico profissional é para o corpo diretivo. É fundamental que haja uma relação boa e transparente entre as partes.

Se realmente a empresa ou gestor contratado cometer desvios ou simplesmente sumir com o dinheiro do condomínio, deixando dívidas para trás, deve-se procurar a polícia e a Justiça. Além disso, condôminos que se sintam lesados podem mover ação judicial contra o síndico.

Como evitar o problema: Em relação ao síndico profissional, acompanhar de perto a gestão e não permitir que este movimente, sozinho, as contas do condomínio.

“Sempre digo que deve haver a assinatura de algum membro do conselho junto. O síndico profissional não deve ter a liberdade de movimentar, sozinho, as contas do condomínio”, aponta Nilton Savieto.

“Buscar um síndico qualificado deve passar por conhecer outros clientes dele também”, aponta Sérgio Meira, diretor de condomínios do Secovi-SP.

Quanto à administradora, é muito importante também saber ler e entender bem a pasta de prestação de contas para se certificar de que as contas estão sendo pagas em dia.

Caso desconfie que a empresa esteja com dificuldades financeiras, o síndico pode cobrar da administradora documentos que comprovem que a saúde financeira da empresa está em ordem.

“Pedir Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ajuda a fazer um acompanhamento de perto das finanças. Se perceber logo no começo que a empresa vai mal, dá tempo de evitar problemas maiores”, ensina Nilton Savieto.

Para ambos os casos, contar também com uma auditoria preventiva independente é sempre uma boa alternativa.

Outro ponto importante é não escolher um gestor, seja ele síndico profissional ou administradora, somente pelo preço.

6 – Playground sem manutenção em dia

Risco: Além do risco de uma criança se machucar, a responsabilidade pode cair sobre o síndico.

A NBR 16071 é a norma que fala sobre os cuidados que devem ser dispensados ao playground do condomínio.

O síndico pode ser responsabilizado caso uma criança se machuque no local, caso o mesmo não esteja com a manutenção em dia e enquadrado na norma.

Como evitar o problema: Realizando inspeção de rotina e efetuando a manutenção corretamente. Se necessário, aprovar, em assembleia, a execução da melhoria de adequação à norma.

Para Fernando Fornícola, diretor da Administradora Habitacional, estar com esse tipo de manutenção em dia no condomínio é crucial.

“Dividir esse tipo de responsabilidade com os condôminos é fundamental. Depois, se a maioria não votar pela melhoria, o gestor não tomou essa decisão sozinho e nem se omitiu”, assinala ele.

7 – Para-raios sem manutenção em dia ou fora da norma

Riscos: Alguém se acidentar em caso de uma descarga, prejuízos financeiros, não renovação de AVCB e seguradora se recusar a pagar indenização. Síndico pode ser responsabilizado se comprovada negligência na manutenção do equipamento.

A norma brasileira NBR 5419, que cuida de para-raios, foi atualizada em 2015. Agora é necessário fazer uma vistoria visual do equipamento a cada seis meses, entre outras alterações. É importante manter o para-raios em dia para evitar problemas com raios e também para conseguir manter em dia o AVCB.

Como evitar o problema: Uma empresa especializada deve ser chamada a cada seis meses para fazer a vistoria visual, caso o item de segurança já esteja enquadrado na norma. Em caso negativo, a empresa deve apontar o caminho adequado para que o para-raios possa trabalhar da melhor maneira possível.

Em condomínios antigos, onde não há a possibilidade de modernizar o equipamento para que o mesmo se enquadre à norma, o ideal é que também haja acompanhamento, para que o condomínio siga protegido de raios.

8 – Elevador sem manutenção em dia

Riscos: Em casos de negligência ou imprudência na manutenção que gerem acidentes ou danos ao equipamento, o síndico pode ser responsabilizado.

Um elevador despencar com passageiros pode causar ferimentos graves e até morte. Da mesma forma, se o equipamento parar com passageiros dentro e o resgate não for feito por uma pessoa habilitada, acidentes e risco de morte também podem ocorrer.

Como evitar o problema: O elevador é um dos meios de transporte mais seguros do mundo. Porém, para funcionar bem assim, pede um acompanhamento de uma empresa especializada.

Uma boa empresa de manutenção (ou manutenção e conservação), devidamente certificada, deve auxiliar o síndico nesse caso – e é a mesma quem responde pelo estado do equipamento.

“Nesse caso, se trata se uma relação de consumo entre o condomínio e a empresa. É a empresa quem deve provar que o elevador está em condições de uso. E mais: se o elevador não estiver em condições de uso, a empresa deve interditá-lo, até que apresente as condições adequadas de uso”, explica André Luiz Junqueira, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet.

9 – Vazamento de gás nas unidades

Riscos: Da mesma forma que os elevadores, em casos de negligência na manutenção da rede de gás, que gerem acidentes ou danos à estrutura da edificação, o síndico pode ser responsabilizado.

O síndico deve estar atento à manutenção e não ser omisso em caso de ocorrência de vazamento. Em se tratando de qualquer vazamento, o síndico deve agir imediatamente chamando a concessionária ou prestador de serviço certificado e habilitado para o reparo.

Como evitar o problema: Inspecionar o sistema de gás do condomínio é obrigatório apenas quando o local está renovando o seu AVCB. Nesse momento, o Corpo de Bombeiros pede um laudo, de um engenheiro, com ART, explicitando que está tudo dentro da NBR 15.526/2007 da ABNT.

Mesmo sem a obrigação de fazer um check up anual no sistema de gás, muitos síndicos tomam essa iniciativa buscando cercar o condomínio de segurança. Importante frisar que a empresa contratada deve ser autorizada pela concessionária de gás da região para efetuar esse tipo de serviço.

“É o tipo de coisa que vale a pena fazer todos os anos. Quando vamos renovar o AVCB, já sabemos que o Corpo de Bombeiros pede essa vistoria e que vai estar tudo dentro dos conformes”, assinala Nilton Savieto.

10 – Manutenção dos equipamentos contra incêndio

Riscos: O condomínio passar por uma situação de fogo e não contar com extintores, pois os mesmos estavamdescarregados, por exemplo, é uma falha gravíssima. O seguro pode não querer pagar os danos causados e, se um morador se sentir prejudicado ou se acidentar, pode entrar com uma ação contra o condomínio e, posteriormente, contra o síndico.

Como evitar o problema: Realizar a manutenção (anual ou semestral) dos equipamentos de combate a incêndio com uma empresa certificada pelo Inmetro.

O síndico também deve passar para o zelador um check-list de itens a serem averiguados periodicamente. A verificação dos extintores, e de outros itens de segurança, deve estar contemplada. Caso seja verificado que há unidades vazias, o síndico deve providenciar o recarregamento imediato.

11 – Acidentes com funcionários

Risco: Ações judiciais e pagamento de indenizações

Acidentes com funcionários no condomínio podem ser um grande problema para o síndico, principalmente se os mesmos não passaram por treinamento adequado para executar suas funções.

Um acidente que pode parecer simples, como uma queda durante a limpeza, pode afastar o colaborador do seu posto por meses, e, inclusive, deixar sequelas para o resto de sua vida.

Nesses casos, o condomínio pode ser condenado a pagar uma indenização ao funcionário. Caso o síndico não conte com seguro de responsabilidade civil, os moradores serão chamados a se cotizar para pagar a indenização.

Como evitar o problema: A primeira medida é treinar os colaboradores para as funções, caso sejam próprios, ou cobrar reciclagens periódicas caso sejam terceirizados.

No caso de empresas contratadas, exija, em contrato, seguro contra acidentes e outro de vida para os funcionários que irão trabalhar no condomínio.

A CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) é obrigatória para condomínios com mais de 51 funcionários. Para condomínios com menor número de funcionários, o síndico deve mandar apenas um colaborador para o curso.

Também é importante cobrar que usem os EPI’s (equipamentos de proteção individual) sempre, sem exceção. Essa supervisão cabe ao zelador ou gerente predial.

“Para evitar surpresas quando um funcionário terceirizado se acidenta, é sempre importante checar que o mesmo tenha seguro de vida e contra acidentes”, aponta Nilton Savieto.

12 – Acidentes com moradores

Riscos: moradores acidentados podem processar o condomínio

Os acidentes com moradores em áreas comuns do condomínio, assim como os com funcionários, não podem ser evitados totalmente.

Entretanto, o que o síndico pode fazer é diminuir ao máximo sua responsabilidade em situações desse tipo.

Como evitar o problema: Aqui, o síndico deve sempre manter as áreas comuns de acordo com as normas de segurança. Itens de combate a incêndio, sinalização de vidros, pisos antiderrapantes, corrimãos, entre outros, devem estar sempre com a manutenção em dia.

Usar sinalização de piso molhado ou escorregadio, obras, etc. também é extremamente recomendável.

13 – Uso indevido dos fundos de reserva do condomínio

Risco: Dificuldade de controle financeiro, rombos nas contas, acusações de má gestão e ações judiciais

Usar fundos e outros investimentos do condomínio para tampar buracos da arrecadação ordinária pode gerar problemas para o síndico.

O gestor pode, sim, se utilizar daquele caixa para sanar alguma outra emergência, como um elevador queimado. Entretanto, nesse caso, o uso parcial ou total do fundo deve ser reposto e, para deixar tudo claro aos condôminos, também deve ser ratificado em ata na próxima assembleia.

Como evitar o problema: Se atentando sempre à destinação de cada fundo. Como há fundos que devem ser pagos por proprietários e outros por inquilinos, é fundamental que os mesmos sejam usados de acordo com o fim para que foram criados.

14 -  Seguro vencido ou incompatível com o condomínio

Riscos: Uma ocorrência como um incêndio ou um outro sinistro, o condomínio ficar sem nenhuma cobertura

“Na eventualidade do seguro estar vencido, as coberturas estiverem contratadas com limites insuficientes, ou não atenderem todos os riscos a serem garantidos na apólice, o síndico poderá responder com recursos próprios, para suprir a parcela de prejuízos que não restou indenizada”, explica Pedro Bento, diretor da corretora de seguros Shelter.

Daí a importância de se contratar corretamente a apólice de seguros e mantê-la sempre atualizada.

Como evitar o problema: Saber escolher a melhor apólice de seguros para o seu condomínio é fundamental. Também é importante que o síndico saiba quando vence a sua apólice, não só para evitar ficar sem cobertura, mas também para ter tempo hábil para cotar outras possibilidades no momento da renovação.

Seguro de responsabilidade civil do síndico

Uma alternativa para síndico gestor se proteger no dia-a-dia do condomínio é a contratação de um seguro de responsabilidade civil.

Trata-se de uma cobertura para quem é síndico, principalmente profissional. Com esse seguro, o gestor fica protegido de qualquer acidente que tenha acontecido por fatores externos à sua vontade.

“Um seguro desse tipo abrange uma gama maior de riscos e dá mais tranquilidade para o síndico trabalhar”, explica Hamilton Quirino.

Uma criança que se machuca com a porta de vidro, por exemplo. Os pais podem processar o condomínio, e por consequência, o síndico. Mas se o mesmo puder contar com um seguro de responsabilidade civil, a apólice cobrirá custos decorrentes de processos judiciais como esse e outros.

Fonte: SindicoNet