Do mural de avisos à carta individual, há muitas formas de informar aos moradores sobre a troca de funcionários do condomínio

Quando acontece troca de funcionários é preciso que os moradores, em especial aqueles de condomínio de grande porte, sejam avisados. Não apenas por uma questão prática, mas especialmente por motivos relacionados à segurança.

Afinal, como reconhecer que aquela cara nova no prédio é um funcionário e não um assaltante ou coisa parecida?

Há muitas formas de um condomínio comunicar o fato aos moradores, mas a primeira coisa a se fazer é conhecer o perfil de quem mora no prédio e entender qual maneira de comunicação é mais eficaz. Pode ser desde um aviso com foto no mural que fica nas áreascomuns até uma apresentação pessoal em assembleia.

De acordo com Maurício Evaristo, gerente de Recursos Humanos de uma administradora de condomínios, uma das melhores maneiras de informar é através do envio de uma carta aos moradores, na qual o condomínio deve sinalizar que determinado profissional deixou de prestar serviços ao condomínio e que outro o substituirá.

O recomendável é que na carta constem fotos de ambos os profissionais. “Caso exista um superior imediato, deve-se indicar neste comunicado que ele se encontra à disposição”, explica Evaristo.

Se o condomínio prefere não enviar cartas individuais a cada unidade ou quer garantir a comunicação de outras formas além do envio da carta, pode-se criar um comunicado padrão que, de acordo com o gerente de Recursos Humanos Elvis Leal, é enviado em três vias e contém foto, nome, função, horário de trabalho e atribuições do cargo. “Normalmente esse comunicado é inserido nos elevadores e no quadro de avisos do condomínio”.

Funcionários terceirizados – No caso de equipes terceirizadas, de acordo com Vanessa Antunes, auxiliar administrativa da empresa Serv Nova, o novo contratado deve ser apresentado para o síndico e é feito um documento escrito com informações e foto do empregado para divulgar aos moradores.

Para que fique claro qual funcionário saiu e qual entrou é importante que o morador conheça o zelador e/ou gerente predial do seu condomínio, pois ele será o profissional mais indicado para esclarecer este tipo de dúvida.

“É ele que possui o conhecimento sobre empresas que prestam serviços ao edifício e sobre quais profissionais estão autorizados para a realizar determinadas atividades”, finaliza Evaristo.

O importante é comunicar

• Antes de decidir qual método de comunicação utilizar, é importante que o condomínio faça uma pesquisa para mapear informações (nome, idade, celular) e a rotina dos moradores do prédio. Eles costumam ir às assembleias? Costumam ler as cartas que o condomínio envia?
• Os clássicos avisos no mural, reuniões periódicas, circulares na caixinha de correspondência e cartazes nunca saem de moda e são ferramentas eficazes.
• Com o advento da internet e das novas tecnologias, outras formas de comunicação podem ser utilizadas, como por exemplo, o e-mail e a newsletter. Os condomínios que contam com intranet e outros sistemas virtuais também podem utilizar essas ferramentas para manter os moradores sempre bem informados.