Uma solução que promete aliar diminuição de custos e aumento no nível de segurança. É essa a principal promessa das portarias virtuais, ou remotas.

A ideia é simples e engenhosa: substituir porteiros presenciais por agentes que, de maneira remota, abrem e fecham portões e garagens – além, é claro, de ficar de olho 24 horas no condomínio por meio de câmeras e internet.

Sem portaria no local, o condomínio consegue dispensar um dos custos mais caros do condomínio – o do porteiro. Ao invés disso, paga uma taxa por mês à empresa que presta o serviço de portaria virtual, o que pode chegar a diminuir em mais de 50% a taxa condominial, dependendo do local.

Tentador, não?

Mas, afinal, esse é um sistema que serve para qualquer condomínio? Gera, realmente, economia e aumenta a segurança? Quais os custos e riscos de investir nisso?

São essas e outras perguntas que levaram o SíndicoNet a pesquisar todo o setor que está por trás das Portarias Virtuais. Veja o que conseguimos:

Perfil do condomínio

Mesmo com o avanço da tecnologia, nem todos os condomínios são bons candidatos para contratarem esse tipo de serviço.

Empreendimentos de grande porte, com mais de uma portaria e diferentes entradas de garagem são mais difíceis para a implantação e bom desempenho do sistema.

O que os especialistas entrevistados indicaram é que um bom candidato à portaria virtual deve ter, no máximo, 40 unidades e uma entrada de portaria.

“Em condomínios maiores, o bom funcionamento do sistema pode ser consideravelmente prejudicado e o custo ficar muito elevado”, alerta Mauro Mandeltraub, diretor da Mantra Monitoramento.

Pequeno porte
Em empreendimentos com poucas unidades, o custo com a folha de pagamento dos funcionários pesa mais e, por isso, é onde se sente mais a economia oferecida por esse tipo de serviço.

“Um de nossos clientes passou a optar por esse serviço e sua taxa condominial caiu de R$ 1.850,00 para R$ 1.000,00”, explica Roberto Piernikarz, diretor da administradora BBZ.

Perfil dos moradores
Além do número de unidades, é fundamental que os moradores estejam bastante interessados em realizar a mudança da portaria comum para a remota.

Para o consultor de segurança José Elias de Godoy o interesse dos moradores nesse tipo de portaria deve estar acompanhado de comprometimento em cumprir os procedimentos de segurança. “Só assim haverá real ganho no nível de segurança do local”, aponta.

Como funciona

Ao contrário do que seria possível há alguns anos, atualmente, devido à melhorias tecnológicas e o avanço da Internet em banda larga, o sistema de portaria virtual conta com melhores condições técnicas e de infraestrutura para entregar o que, de fato, se propõe.

Isso trouxe mais eficiência e menos vulnerabilidades ao serviço, tornando-o mais acessível e viável tanto para condomínios residenciais, como comerciais.

Mas para que o sistema de portaria virtual funcione bem e cumpra o seu papel com segurança, são necessários alguns equipamentos como:

• Sistemas de biometria: a maioria das empresas trabalha com esse sistema para a entrada e saída de moradores. Geralmente um dos dedos é utilizado para acionar os portões. Sistemas de cartão também podem ser utilizados, mas não são tão seguros
• Abertura e fechamento de portões remoto: sem esse sistema, o operador na central não conseguiria abrir ou fechar portões para pedestres ou a garagem à distância
• Sistema de internet/telefonia com redundância: como toda a comunicação entre empresa e condomínio é feita via internet, é fundamental que haja um plano B caso haja um problema de conexão, ou de sistema fora do ar
• Câmeras IP´s: sistema de câmeras que transmitem imagem e som via internet são fundamentais para uma boa comunicação entre operador e morador/visitante do condomínio
• Gerador ou sistema de Nobreak: necessário haver um pequeno gerador, ou nobreak, pelo menos para os portões e equipamentos de segurança e comunicação, em caso de queda de energia
• Cerca elétrica: fundamental para manter o perímetro do condomínio seguro
• Botão de pânico: uma maneira rápida de acionar a empresa e essa a polícia em caso de algum problema. Em alguns casos, a empresa cadastra um dedo do pânico, para o morador poder pedir ajuda através da sua biometria, sem levantar suspeitas, caso esteja em uma emergência
• Backup das imagens: é fundamental que a empresa guarde em uma nuvem as imagens do dia-a-dia do condomínio

Infográfico

Imagem cedida pela empresa White Portaria Virtual, e adaptada por SíndicoNet

Pessoas

Além desses sistemas, todos os moradores, funcionários do condomínio e das unidades devem ser cadastrados.

Mas mesmo com o porteiro virtual, o trabalho do zelador continua importante – ou ainda mais importante.

Com a portaria vazia, o zelador fica responsável por receber os pacotes do correio e as correspondências que precisem de assinatura. É o zelador também quem deve receber pessoas como o oficial de justiça, por exemplo.

Já para o dia-a-dia de entrada e saída dos moradores, os procedimentos podem não ser muito diferentes: ao chegar de carro, geralmente o morador coloca seu dedo no leitor biométrico.

Abre-se a primeira parte da clausura. Ela se fecha. O morador então pode usar novamente seu dedo ou abrir o vidro para que o operador remoto cheque se aquela pessoa dirigindo é realmente o dono do carro. Abre-se, então, a garagem.

 O uso da clausura nos locais onde ela existe continuam a funcionar – e onde não há essa infraestrutura é feito um estudo para viabilizar a mesma.

“É possível fazer a portaria virtual sem clausura, mas sempre a aproveitamos nos condomínios onde ela está disponível”, explica Mauro Mandeltraub.

As entregas comuns, como de pizza, seguem obedecendo às normas de segurança do local. O mais comum é que o morador seja avisado sobre a chegada de um entregador e vá até a portaria receber e pagar pela sua encomenda.

Custos

Um bom ponto de partida para implantar essa tecnologia em condomínios pode girar em torno de R$ 20 mil a R$ 30 mil – em sistema de comodato. Ou seja, o empreendimento paga uma parte mas não é dono do equipamento completo, tem direito a usá-lo enquanto estiver com a mesma empresa.

Geralmente o período de payback varia entre cinco meses e um ano. Após essa fase de amortização do investimento, o condomínio gasta, em média, com a empresa prestadora de serviço,  40% do valor dos salários dos porteiros.

Assembleia e adesão

Para que o condomínio conte com um serviço desse tipo, é fundamental, porém, que o mesmo seja aprovado pela coletividade em uma assembleia.

O quórum para aprovação desse tipo de alteração vai depender da convenção do empreendimento. Se o documento diz que o local conta com portaria 24 h, o ideal é que haja aprovação de dois terços dos condôminos, uma vez que se estará alterando a própria convenção.

“Em condomínios onde isso não acontece, por se tratar de uma benfeitoria que trará economia ao empreendimento, os síndicos têm aprovado esse assunto com maioria simples dos presentes”, observa Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios.

Há, no entanto, advogados que entendem que se trata de uma obra útil e, sendo assim, deve ser aprovada pela maioria do todo. Ou seja, 50% de todos os condôminos, mais um.

Independentemente do quórum mínimo para aprovação, é importante considerar que o interesse dos moradores nesse tipo de serviço – e alteração do seu dia-a-dia – é fundamental.

“Essa solução está se tornando cada vez mais presente, mas é uma mudança de paradigma dentro do condomínio. Exige mais atenção dos moradores”, argumenta Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora do curso de administração condominial da EPD.

Além da escolha por esse serviço, a assembleia deve votar também os procedimentos a serem adotados futuramente.

 “Esse é o ponto-chave de que o serviço trará benesses ao condomínio. Os empreendimentos que seguem procedimentosclaros têm ganho de segurança”, aponta Caetano de Oliveira, da Migdal, empresa de consultoria em segurança para condomínios.

Como escolher a empresa

Substituir o porteiro, funcionário que todos conhecem no condomínio, por um sistema de segurança remoto pode gerar muitas dúvidas nos moradores.

Por isso é crucial que a empresa escolhida tenha solidez nos seus serviços, evitando assim que o nível de segurança diminua ao invés de aumentar.

”Deixar a portaria do condomínio virtual é um passo muito importante. Por isso, a empresa deve ser escolhida com calma, e vários aspectos além do preço devem ser levados em conta. A prestadora deve conseguir dar uma resposta rápida aos clientes, ter uma boa infraestrutura e que faça as manutenções preventivas”, enumera José Elias de Godoy, diretor da Suat, empresa especializada em projetos de segurança para condomínios.

O síndico deve estar seguro de como a empresa tratará de situações emergenciais, como uma queda de energia na região, ou uma pane nos portões. Nesse caso, o ideal é que o fornecedor tenha mão-de-obra disponível para enviar ao local até que a situação se regularize.

A empresa deve ter um plano e estar capacitada para ajudar o síndico a explicar aos moradores sobre o funcionamento do sistema e dar orientações de segurança.

Também é importante saber como será feita a manutenção dos equipamentos. O ideal é que a própria empresa cuide dos mesmos evitando problemas de “empurra” caso um leitor biométrico, ainda na garantia, pare de funcionar.

Outro ponto a ser levado em conta é o treinamento do zelador. Esse profissional deverá conseguir operar os equipamentos necessários– além de contar com um suporte da empresa sempre que solicitado.

Contrato
É importante que o condomínio exija garantias em contrato, como:

• Manutenção preventiva dos equipamentos: é fundamental que os itens de segurança sejam checados mensalmente, e de preferência pela empresa responsável
• Manutenção corretiva dos equipamentos: a empresa deve sempre se certificar em substituir e reparar o mais breve possível os equipamentos que não estejam adequados para uso
• Tempo de resposta: quando houver algum incidente, como queda de energia, portão quebrado, queda nas conexões de internet, etc., a empresa deve oferecer todo tipo de apoio. Para isso, devem ser fixados prazos de chegada ao condomínio
• Treinamento dos funcionários: tanto os operadores remotos como o zelador do condomínio devem participar de reciclagens periódicas

Implantação

Muitos condomínios passam por um período de adaptação da portaria virtual. Começam substituindo o porteiro da noite e o de domingo. Depois, o final de semana inteiro fica com a portaria virtual. Então, todos os turnos e dias passam a ser operados pela empresa de maneira remota.

“Depende bastante da boa vontade dos moradores, mas em dois meses dá para implantar com segurança e tranquilidade”, aponta Caetano de Oliveira.

Vantagens, desvantagens e riscos

A portaria virtual tem como grande apelo a economia – por não contar com a pessoa física do porteiro. Esse é, porém, seu maior ponto fraco também. O problema é cultural, principalmente em São Paulo, onde a esmagadora maioria dos condomínios contam com porteiro.

“Para realizar uma mudança dessas no condomínio, de cultura mesmo, os moradores devem estar bem cientes do que estão abrindo mão para conseguirem economizar. Se acharem que vale a pena – e pode valer muito – então o condomínio está pronto para dar esse passo”, assegura Angelica Arbex, gerente de marketing da Lello.

Outro ponto positivo é a redução do passivo trabalhista do condomínio, uma vez que o cargo da portaria não é mais gerido pelo condomínio. Por não ser mais administrado pelo local, o síndico também deixa de se preocupar com possíveis faltas e atrasos do funcionário em questão.

Um dos pontos contras desse tipo de portaria é a necessidade de envolvimento de toda a coletividade: para dar certo, a portaria virtual demanda uma quebra de paradigma de todos: de funcionários a moradores do condomínios, que deverão se adaptar a uma maneira diferente de acessar o local.

Outros pontos são: a necessidade de gerador (mesmo que de pequeno porte) e dependência de uma conexão de internet estável e reduntante.

Há ainda a possível queda no nível de segurança do local, caso a empresa contratada não seja séria em seus serviços. Aliás, a escolha desta é fundamental para que a portaria virtual funcione de maneira a proteger os moradores, e não deixe o local mais vulnerável à ação de bandidos.

Algo também a se considerar é a perda de um posto de trabalho de um profissional que, ao desenvolver um bom trabalho, impacta diretamente na vida do condomínio de maneira positiva, como ajudando idosos, pessoas com deficiência ou dando um ar mais humano e caloroso para a entrada do condomínio.

Relato de caso

O síndico Camilo Munaro, de um condomínio da capital paulista, instalou o sistema de portaria virtual em seu condomínio. Ele conta os prós e contras do novo arranjo.

“A decisão de mudar nosso sistema de portaria aconteceu visando aumentar a segurança e economizar. Não queríamos, porém, que o novo serviço deixasse os moradores na mão. Isso, ainda bem, não ocorreu.

Nosso condomínio tem 16 unidades, além da cobertura. Com poucas unidades, fomos encorajados pelo impacto que a portaria virtual traria às nossas finanças. Diminuímos nosso staff de seis funcionários para a metade: o zelador e dois funcionários da limpeza. Com isso, nossa taxa condominial passou de R$ 2.500 para R$ 2.000.

Começamos a implantação no final de maio. De lá para cá tivemos de tudo um pouco. De reclamações à sugestões e elogios.

O que às vezes pode dar um pouco de dor de cabeça é a conexão de internet. Mesmo tendo duas, as vezes a transmissão de dados oscila um pouco.

Para implantarmos a portaria virtual, usamos as nossas reservas para as rescisões trabalhistas. Acho que esse é também um ponto positivo: zeramos um passivo.

Meu conselho para quem está querendo implantar um sistema do tipo é focar bastante no projeto, no planejamento. Gastar um pouco mais nessa fase traz benefícios duradouros no futuro.

Tivemos que adaptar as fechaduras e portões para receber a portaria virtual. O serviço tem funcionado bem. Das 6h às 22h temos funcionários no condomínio, seja para cuidar da manutenção e limpeza ou para receber encomendas ou fornecedores. De noite, ficamos com a portaria virtual.

A sensação que dá é que a segurança melhora, sim. Mas para isso é necessário o engajamento dos moradores”.

Perguntas e respostas

É mais ou menos seguro? Por que?

“Podemos dizer que é mais seguro para o condomínio quando todos os procedimentos de segurança são respeitados”, argumenta Caetano de Oliveira.

Já para José Elias de Godoy é difícil afirmar. “A portaria virtual é algo que ainda está começando, não temos ainda uma série de condomínios usando em larga escala. Acho que pode ser mais seguro, mas o condomínio deveria todo se engajar nisso”, pesa.

E se acabar a luz?

O correto é que o condomínio conte com geradores para, pelo menos, os portões. Dessa forma, eles continuariam a funcionar normalmente em caso de queda de energia. Quando a energia voltar, o sistema volta a operar normalmente.

O que acontece quando a internet cai?

O mais seguro – e amplamente difundido no mercado – é que o condomínio conte com duas conexões de internet. Assim, quando uma cair, a outra deve estar pronta para entrar em seu lugar. Caso aconteça de as duas conexões caírem, a empresa contratada deve ter procedimentos de emergência bem definidos para essas situações.

Vale lembrar que, mesmo sem internet, os moradores poderão entrar e sair normalmente. O que muda é que o empreendimento fica sem o monitoramento externo e, assim, mais vulnerável. A autorização para entrada de visitantes também fica comprometida. Nesse caso, apenas os próprios moradores podem liberar a entrada de um visitante, indo até a portaria e eles mesmos abrindo os portões usando a sua biometria.

Também é recomendável que a empresa envie rapidamente um profissional para o condomínio sempre que isso ocorrer.

E se o portão quebrar?

Veja o que consta no seu contrato de prestação de serviços. O melhor, para o condomínio, é que nesse caso a empresa destaque um funcionário para ficar no local até que o reparo seja efetuado.

Como ficam as correspondências e pacotes?

A portaria virtual visa gerir a vaga do porteiro, apenas. É por esse motivo que as empresas que prestam esse serviço sempre destacam a importância do zelador. É ele quem recebe as correspondências, pacotes, etc., além de acompanhar prestadores de serviço

Qual o procedimento para deliveries, como pizza, farmácia, etc?

O procedimento é o mesmo, apenas o porteiro não está no condomínio. O entregador vai tocar o interfone, e a central remota vai avisar ao morador que sua encomenda chegou. O morador, então, vai ao encontro do entregador na entrada do condomínio. Outra opção é quando o entregador toca diretamente na unidade que solicitou o serviço – isso depende do que vai ser acordado entre o condomínio e a empresa prestadora de serviço.

Leitor biométrico não leu meu dedo. Como consigo entrar?

Em cada leitor biométrico deve haver uma câmera IP, com microfone e alto-falante. Dessa forma, o morador consegue se comunicar com o operador do outro lado da câmera. Da sala de operações, o funcionário consegue ver a foto do morador em questão e liberar sua entrada.

Qual o equipamento o morador precisa ter em casa?

Via de regra, um interfone simples que esteja em dia com a sua manutenção, já é o suficiente. Interfones com vídeos não são necessários, uma vez que algumas empresas oferecem as imagens da portaria online, por exemplo. Nesse caso, o morador consegue acessar as imagens da portaria pelo seu celular, tablet ou computador.

Precisa fazer alguma mudança estrutural no condomínio?

Um item que necessariamente precisa funcionar bem em todos os condomínios que pensam em instalar a portaria virtual é o interfone, além de sistemas de abertura e fechamento de portas e portões que possa ser feito remotamente. Outros equipamentos como clausura, passa-volumes, etc., não são necessários em todos os casos. Mudanças extremas, como mudar a portaria de local só seria indicado com uma assembleia dando respaldo ao síndico.

Fonte: SindicoNet