Melhorar a gestão financeira do condomínio requer conhecimentos técnicos, práticas diárias e muita vontade. Veja algumas dicas.

A gestão de um condomínio se assemelha a de uma empresa. Em ambas existem funcionários, contas a pagar e a receber, movimentação de caixa e o principal: saber gerir corretamente tudo isso.

Assim como na gestão empresarial, a gestão financeira do condomínio requer boas práticas por parte do administrador. Trabalhar diariamente para medir resultados, mensurar problemas, evitar falhas e corrigir os erros são estratégias fundamentais para o síndico que quer ter um bom resultado.

Tudo isso com apenas um único objetivo: garantir o conforto, a segurança e o bem-estar de todos os moradores.

Porém, isso tem um custo que precisa ser bem administrado. Apostar na transparência e na organização são estratégias que irão facilitar o seu mandato.

Pensando nisso, separamos algumas dicas de gestão financeira.

1- Verifique os registros da gestão anterior

Se você acaba de assumir um novo mandato e não fazia parte do conselho fiscal, ou não tinha nenhuma atribuição com a chapa anterior, o primeiro passo é analisar os registros passados. Fazer uma inspeção cuidadosa em pagamentos, movimentações financeiras e balancetes auxiliam muito nesse início de mandato.

– Fique atento para a existência de pagamentos pendentes;

– Observe os valores e veja se estão corretos;

– Verifique se estão registrados;

– E principalmente se o valor depositado em conta corresponde ao balancete apresentado.

Certifique-se de que está tudo resolvido, que não existe nenhuma pendência deixada para trás passível de ser cobrada na atual gestão.

2- Seja transparente

Deixe claro para o conselho fiscal e para os moradores todos os processos relativos à compra, pagamento e recebimento do condomínio. Mantenha um registro completo de tudo que entrou e saiu mensalmente do caixa.

A transparência nas decisões e nas apresentações dos relatórios financeiros garante uma gestão saudável ao longo do seu mandato.

3- Use a tecnologia a seu favor

Atualmente existem softwares especializados em organizar o processo financeiro do condomínio. É válido que você leve em consideração a adoção desses programas, uma vez que a gestão está cada vez mais integrada.

Criação e acompanhamento do fluxo de caixa, visualização de balancetes, criação e projeção financeira ajudam a embasar tomadas de decisões.

4- Mantenha um fundo de reserva

Mesmo com um bom planejamento, imprevistos acontecem. Por isso, é recomendado manter um fundo de reserva para situações emergenciais.

Assim como em outros processos dentro do condomínio, é necessário  que ocorra uma consulta prévia antes do fundo ser utilizado. Prestar contas sobre a utilização dessa reserva é obrigatório.

Não se esqueça de criar uma conta bancária separada das demais para esse tipo de poupança. Tudo isso ajuda na transparência da sua gestão.

5- Fique de olho nos inadimplentes 

Desenvolver uma planilha com o histórico de pagamento de todos os condôminos ajuda a visualizar a real situação financeira do condomínio. Como o condomínio, nesse sentido, difere muito de uma empresa, por não possuir outra forma de arrecadação que não seja o pagamento da taxa condominial, saber quem são os inadimplentes se torna muito relevante.

A identificação dos devedores crônicos possibilita que a sua gestão trabalhe com a arrecadação real do condomínio.

Porém, isso não quer dizer que você irá esquecer os inadimplentes durante o seu mandato. Investir no diálogo é uma saída, muitas vezes infrutífera.

Nesses casos, uma alternativa possível para dar um folego extra ao caixa do condomínio é a contratação de uma garantidora de cobrança.

6- Faça uma boa gestão de gastos

Avaliar e reavaliar quando e a melhor maneira de gastar o dinheiro do condomínio, sempre que necessário, é outro passo quando o assunto é a gestão financeira do condomínio.

Se questione sempre sobre os gastos atuais do condomínio e se eles estão valendo a pena.

Antes de incluir um novo custo, avalie se ele é realmente necessário. É possível encontrar outra opção financeira mais em conta com as mesmas garantias de serviço?

7- Faça reuniões periódicas

Criar uma rotina de prestação de contas é fundamental. Parta do princípio que o conselho fiscal é um aliado da sua gestão. Apresente relatórios financeiros, peça ajuda na hora de tomar decisões e avalie. É sempre bom pensar em conjunto.

Não se esqueça de redigir uma ATA do encontro, documento no qual deverão estar registradas todas as discussões e decisões realizadas no dia.

8- Reduza ao máximo os desperdícios

Se não é possível eliminar despesas, os desperdícios certamente são. Água, luz e conservação são algumas das despesas passíveis de redução se o síndico investir na conscientização do condômino por meio de campanhas.

Investir na eficiência energética, como a troca de lâmpadas, ou acendimento automático por meio de sensores garante uma redução significativa nos gastos de energia elétrica.

É possível, também, investir em sistemas de captação da água da chuva para ser usada na limpeza de áreas comuns. Investimentos que no início oneram o condomínio, mas que em um futuro próximo se mostram benéficos.

Por fim, vale ressaltar que uma boa gestão financeira no condomínio passa pela elaboração de uma previsão orçamentária e o seu acompanhamento diário. Não deixe que as planilhas falem pela sua gestão. Mas não se esqueça delas.

O trabalho em conjunto, aliando tecnologia e prática é que irá tornar o seu mandato melhor.

Fonte: Guilherme de Paula Pires | Redação Viva o Condomínio | https://vivaocondominio.com.br